<< Kliknij tutaj aby wyświetlić Spis treści >> Nawigacja: Moduł Rozliczenia > Menu główne > Rozliczenia > [301] Delegacje > Automatyczne generowanie delegacji:

Generowanie delegacji w oknie wykresu tygodniowego i miesięcznego

Spis treści

Zaletą tej metody jest automatycznie wygenerowanie delegacji na dowolnie długi okres czasu na podstawie danych z wykresówek/dni z karty kierowcy.

Przed przystąpieniem do generowania delegacji należy otworzyć okno wykresu tygodniowego lub miesięcznego (menu: "TachoScan -> [115] Wykres tygodniowy" lub "TachoScan -> [116] Wykres miesięczny").

Generowanie delegacji

Aby utworzyć jedną lub kilka delegacji należy:

1.Wybrać: Kierowcę, Okres od, do - dla jakiego chcemy dodać delegacje, zatwierdzić przyciskiem: .

2.Zaznaczyć opcję: Włącz obsługę delegacji na wykresie.

W wyniku kliknięcia na przycisk: zostaną wyświetlone dodatkowe opcje:

•Generuj automatycznie ryczałty za noclegi - program będzie automatycznie wstawiał ryczałty za noclegi o ile zostały spełnione warunki przedstawione w Ustawie o należnościach z tytułu podróży służbowej. Wpływ na wstawianie ryczałtu za nocleg mają również ustawienia dokonane w zakładce: "Delegacje -> Różne -> Noclegi" okna ustawień programu;

•Pokazuj wjazdy i wyjazdy z terytorium innych krajów - wyświetla/ukrywa wizualizację odcinków pobytu pracownika na terytorium innych krajów (rys. poniżej). W zależności od opcji: W trakcie wyliczania ewidencji pobieraj odcinki i państwa docelowe (z delegacji, z rejestru wjazdów i wyjazdów z terytorium innych krajów) oraz w zależności od zaznaczonego przycisku: (włącz/wyłącz pokazywanie odcinków z rejestru) wyświetlane są odcinki wprowadzone w delegacjach lub odcinki wprowadzone w rejestrze (więcej w poniższym temacie: "Odcinki zagraniczne - inne kraje").

kliknij aby powiększyć / zmniejszyć obraz

Rys. Widok zapisanej delegacji.

•Schemat numeracji - możliwość wyboru auto-numeracji delegacji.

3.Wyznaczyć postoje, na których kierowca nie był w delegacji:

• - ręczne zaznaczanie odpoczynków - po dokonaniu wyboru (wciśnięty przycisk) kliknij na postojach, które mają być zaznaczone jako: odpoczynek na bazie;

Inny sposób zaznaczania pojedynczych odpoczynków na bazie - kliknij PPM na wybranym odpoczynku i z rozwijanego menu wybierz: Odpoczynek na bazie.

• - automatyczne zaznaczanie odpoczynków - po dokonaniu wyboru program wyświetli okno, w którym należy wybrać i zatwierdzić długość minimalnego postoju z jakiego będzie wyznaczany odpoczynek na bazie;

• - usunięcie wszystkich odpoczynków na bazie;

▪usunięcie pojedynczego odpoczynku: kliknij PPM na odpoczynku do usunięcia i z rozwijanego menu wybierz: Odpoczynek na bazie.

Po wyznaczeniu odpoczynków na bazie program zaznaczy w kolorze czerwonym miejsca, w których wstawi delegację (rys. poniżej).

Rys. Oznaczenie miejsc, w których program wstawi delegację.

****** - kliknij lewym przyciskiem myszy w celu wprowadzenia miejscowości.
Program może automatycznie wpisać miejscowość rozpoczęcia i/lub zakończenia delegacji jeśli w ustawieniach programu (menu: "[014] Ustawienia", zakładka: "Delegacje") dla opcji: Domyślna miejscowość rozpoczęcia / zakończenia zostały wybrane miejscowości.

- symbol państwa wyświetlany dla wybranych zdarzeń delegacji - kliknięcie na tym symbolu otwiera okno wyboru państwa.
Zmiana państwa rozpoczęcia/zakończenia delegacji oznacza zmianę tzw. państwa docelowego.

- symbol ten wyświetlany jest jeśli w nowo tworzonej delegacji dodano więcej niż jeden znacznik Wyjazdu z Polski i/lub Zmiany państwa - kliknięcie na tym symbolu otwiera okno wyboru państwa docelowego;

Opcja: Wiele państw docelowych:
- kolor zaznaczenia delegacji zmieni się z czerwonego na żółty;
- państwo rozpoczęcia i zakończenia delegacji zostanie oznaczone symbolem: (brak państwa);
- otwiera okno umożliwiające odznaczenie opcji Wiele państw docelowych, a następnie wybranie jednego państwa docelowego.

4.W zależności od potrzeb za pomocą ikon: , , , lub z rozwijanego menu dodaj inne zdarzenia dla generowanych delegacji.

Dla delegacji zagranicznych rozpoczynających się w Polsce konieczne jest wstawienie zdarzenia: Wyjazd z Polski.
Analogicznie dla delegacji kończących się w Polsce konieczne jest wstawienie zdarzenia Wjazd do Polski.

Usuwanie zdarzeń - kliknij prawym przyciskiem myszy na usuwanym zdarzeniu, a następnie z rozwijanego menu wybierz: Usuń punkt lub Usuń punkty delegacji. W przypadku zdarzenia noclegu należy kliknąć na fladze państwa.

5.Edycja zaznaczenia delegacji:

•zmiana rozpoczęcia i zakończenia delegacji - kliknij i przytrzymaj lewy przycisk myszy na początku/końcu zaznaczenia i przesuń w wybrane miejsce:

Rys. Edycja zaznaczenia delegacji.

•wyłączenie zaznaczenia - jeśli zaznaczona delegacja nie może zostać wygenerowana można ją wyłączyć. W tym celu kliknij PPM na zaznaczeniu delegacji i z rozwijanego menu wybierz: Pomiń przy tworzeniu delegacji - zaznaczenie zmieni kolor na szary (patrz: rys. poniżej).

Rys. Zaznaczenie pomijane w czasie generowania delegacji.

6.Kliknij: .

Program wygeneruje delegacje pomiędzy zaznaczonymi odpoczynkami na bazie w wybranym okresie czasu.

Numerem rejestracyjnym pojazdu przypisanym do delegacji będzie numer rejestracyjny znaleziony w pierwszym zdarzeniu delegacji.

Zmiany dokonane w delegacjach są zapisywane po kliknięciu na przycisk: .

Odcinki zagraniczne - inne kraje

Odcinki zagraniczne, które mają zaznaczoną opcję: Uwzględnij wyrównanie do minimalnej płacy pobierane są do wyliczenia pomniejszenia wyrównania za pracę na terytorium innych krajów (zgodnie z lokalnymi przepisami).

Rys. Widok zapisanej delegacji.

Odcinki oraz menu wykresu są zmienne w zależności od wybranej opcji: W trakcie wyliczenia ewidencji pobieraj odcinki i państwa docelowe (menu: "Dane podstawowe -> [014] Ustawienia", zakładka: "Rozliczenia -> Minimalne wynagrodzenie - inne kraje"):

Odcinki zagraniczne rysowane są tylko dla zdarzeń: Wjazd/wyjazd do/z Polski i Zmiana państwa, dla których wybrano państwo docelowe: Niemcy lub Norwegia;

Wytyczne wyliczenia wyrównania za czas pracy na terytorium innych krajów przedstawione są w rozdziale:"Wyliczenie wyrównania za pracę w innych krajach".

- włącz/wyłącz pokazywanie odcinków z rejestru:

przycisk nie wciśnięty - *wyświetla* odcinki zagraniczne wprowadzone w oknie dodawania/edycji delegacji lub na wykresie "[306] tygodniowym"/"[307] miesięcznym".

Zgodnie z opcją odcinki te pobierane są do wyliczenia wyrównania do minimalnej danego kraju (Niemcy, Norwegia).

Dodawanie odcinka:
Początek odcinka: wstaw znacznik: Wyjazd z Polski lub Zmiana państwa, a następnie w oknie wyboru państwa wskaż Niemcy lub Norwegia.
Koniec odcinka: wstaw znacznik: Wjazd do Polski lub Zmiana państwa - dla zmiany państwa wskaż inne państwo niż Niemcy i Norwegia.

Edycja odcinka:
Kliknij i przytrzymując lewy przycisk myszy przesuń krawędź odcinka (razem ze znacznikiem Wjazdu/wyjazdu z/do Polski lub Zmiana państwa) w żądane miejsce.

Wyłączenie/włączenie odcinka do wyliczenia minimalnej:
Kliknij prawym przyciskiem myszy dokładnie na pasku odcinka zagranicznego (rys. poniżej), a następnie z rozwijanego menu wybierz: Uwzględnij minimalną płacę.

Rys. Opcja włączenia/wyłączenia odcinka zagranicznego.

Po odznaczeniu powyższej opcji odcinek zagraniczny zmieni kolor na szary (rys. poniżej).

Rys. Wykluczony odcinek zagraniczny.

Usuwanie odcinka:
Usuń znacznik (rozwijane menu: "Usuń punkt") umieszczony na początku odcinka zagranicznego.

przycisk wciśnięty - *wyświetla* odcinki zagraniczne wprowadzone w rejestrze: "[253] Wjazdy i wyjazdy z terytorium innych krajów" (odcinki z delegacji są ukrywane);

W przypadku opcji pobierania odcinków z delegacji wyświetlanie odcinków z rejestru ma charakter INFORMACYJNY.

Edycja odcinka:
Warunkiem koniecznym do zapisania zmian edytowanego odcinka jest:

•aby posiadał on znacznik Wjazdu/wyjazdu do/z Polski i/lub Zmiany państwa. Znaczniki można wprowadzić z rozwijanego menu klikając prawym przyciskiem myszy na edytowanym odcinku (opis menu poniżej);

•edytowany odcinek z rejestru musi zawierać w granicach delegacji.

Dalszy etap edycji przebiega w ten sam sposób jak przy odcinkach zagranicznych z delegacji (patrz opis powyżej).

Odcinki zagraniczne, widoczne na wykresie, które nie zawierają się w żadnej delegacji lub nie mają znaczników Wjazdu/wyjazdu z/do Polski i/lub Zmiana państwa zostaną usunięte z rejestru.

Opcje zawarte w odrębnym, rozwijanym menu:

•Początek odcinka -> Wstaw "Wyjazd z Polski" / Wstaw "Zmiana państwa" - wstawia odpowiedni znacznik na początku odcinka;

•Koniec odcinka -> Wstaw "Wjazd do Polski" / Wstaw "Zmiana państwa" - wstawia odpowiedni znacznik na końcu odcinka.

Pozostałe pozycje menu są nieaktywne - pełna funkcjonalność włączona jest dla opcji pobierania odcinków z rejestru: "[253] Wjazdy i wyjazdy z terytorium innych krajów".

Usuwanie odcinka:
W tym ustawieniu odcinek zagraniczny "z rejestru" można usunąć jedynie w samym rejestrze: "[253] Wjazdy i wyjazdy z terytorium innych krajów".

Automatyczne wyznaczanie noclegów

Mechanizm dostępny jest dla krajowej i zagranicznej delegacji.

W zależności od rodzaju zaznaczonej opcji: Ryczałt za nocleg rozliczany wg (Ustawienia -> Delegacje):

Dla wszystkich opcji:
Nocleg w Polsce wyznaczany jest automatycznie:
- jeśli nie ma żadnego znacznika Wyjazd z Polski;
- przed znacznikiem Wyjazd z Polski i po znaczniku Wjazd do Polski.

•miejsca noclegu - zmiana miejsca noclegu następuje po znaczniku: Zmiana państwa lub ręcznej edycji miejsca noclegu (dwukrotne kliknięcie na fladze państwa);

Ręcznej zmiany miejsca noclegu (dwukrotne kliknięcie na fladze państwa lub na tekście Brak państwa) można dokonać przed i po wygenerowaniu delegacji.

W pierwszej kolejności program przyjmuje miejsca noclegu zmienione przez użytkownika bez względu na znaczniki: Wjazd do Polski, Wyjazd z Polski, Zmiana państwa.

▪Ustawiaj kraj noclegu automatycznie na podstawie oznaczenia państwa zakończenia i rozpoczęcia dziennego okresu pracy - podobnie jak w powyższej opcji zmiana miejsca noclegu realizowana jest na podstawie oznaczeń na wykresie oraz na podstawie zapisów na karcie kierowcy.

Zasady działania opcji:

1. Aby program przyjął delegację jako zagraniczną musi być wprowadzony na delegacji znacznik Wyjazd z Polski . W przeciwnym wypadku delegacja będzie traktowana jako krajowa pomimo oznaczenia innych państw na karcie kierowcy.

2. Kraj noclegu przyjmowany jest na podstawie oznaczenia zmiany państwa bezpośrednio przed noclegiem. Jeśli nie ma oznaczenia państwa na początku noclegu przyjmowany jest kraj ustawiony na końcu noclegu, dlatego warunkiem koniecznym do prawidłowego działania opcji jest poprawne oznaczanie zmiany państw przez kierowcę.
(oznaczenia zmiany państwa można dokonać przy włożonej karcie kierowcy lub podczas wyjmowania i wkładania karty do/z tachografu)

3. Jeśli państwo nie jest oznaczone na początku ani na końcu noclegu to program przyjmuje jako kraj noclegu: Brak państwa. W takim przypadku państwo można zmienić na kilka sposobów:
- wstawić przed noclegiem znacznik Zmiana państwa i wybrać odpowiednie państwo;
- kliknąć dwukrotnie na tekst Brak państwa i w oknie: Państwo noclegu wybrać prawidłowe;
- po wygenerowaniu delegacji w oknie edycji zmienić państwo noclegu na prawidłowe;
Ryczałt dla miejsca noclegu oznaczonego jako: Brak państwa nie jest wyliczany przez program.

4. Podczas próby generowania delegacji zawierających kraj noclegu: Brak państwa, Wyspy Owcze (częsty błąd kierowców przekraczających granicę Francji: kod Francji: F, kod Wysp Owczych: FR) i Reszta świata program wyświetli ostrzeżenie.

•państwa docelowego - niezależnie od znaczników Zmiana państwa wszystkie miejsca noclegu wyznaczane są na podstawie jednego państwa docelowego;

•wybranego państwa - podobnie jak w powyższej opcji wszystkie miejsca noclegu przyjmowane są na podstawie jednego państwa z tą różnicą, że państwo docelowe wybierane jest w oknie dodawania/edycji delegacji w panelu Opcje dodatkowe (dla opcji "Najniższy ryczałt").