Pobieranie i wyliczanie godzin pracy

Moduł Rozliczenia umożliwia automatyczne pobieranie godzin rzeczywistych pracy kierowcy z tarcz tacho i/lub z karty kierowcy zapisanych w module TachoScan, a następnie na ich podstawie utworzenie zgodnie z Ustawą o czasie pracy kierowcy i kodeksem pracy pełnej ewidencji czasu pracy kierowcy.

Przed przystąpieniem do pobierania i wyliczenia godzin pracy należy:

•w "oknie edycji firmy (menu: "Firmy")":

▪ustalić początek i długość okresu rozliczeniowego;

▪opcjonalnie w ramce: Okresy rozliczeniowe wstawić okresy na rozliczane miesiące;

Podczas wyliczania ewidencji program automatycznie wstawi okres rozliczeniowy jeśli go nie będzie.

 

•w "oknie edycji kierowcy" wprowadzić umowę (zatrudnienie);

•opcjonalnie utworzyć "harmonogram roczny" (menu: "Rozliczenia -> [202] Harmonogram roczny");

Podczas wyboru pracownika w oknie ewidencji program automatycznie wstawi harmonogram roczny jeśli go nie będzie.

 

•ustalić początek i długość okresu rozliczeniowego w "oknie edycji firmy (menu: "Firmy")";

•dodać zatrudnienie rozliczanemu pracownikowi w "oknie edycji kierowcy";

•utworzyć rozliczanemu kierowcy "harmonogram roczny" (menu: "Rozliczenia -> [202] Harmonogram roczny");

•w rozliczanym miesiącu wstawić z "rozwijanego menu" okres rozliczeniowy - jeśli go nie ma.

Godziny pracy można wyliczać na różne sposoby:

kliknij aby rozwinąć / zwinąćCałkowicie automatyczne wyliczanie

Włączenie całkowitej automatyzacji procesu wyliczania wraz z oddawaniem wolnego za nadgodziny/dyżury ma sens tylko w przypadku, gdy danemu pracownikowi nie będą wprowadzane żadne absencje i nie będą edytowane godziny pracy!

Przed przystąpieniem do automatycznego wyliczania należy:

1. W oknie ustawień programu zaznaczyć opcje: Automatycznie oddawaj przy wyliczaniu.

2. W zależności od potrzeb zaznaczyć pozostałe opcje.
(patrz: "Ustawienia -> Rozliczenia -> Podstawowe").
Zaznaczone opcje zostaną zastosowane podczas wyliczania.

 

Po dokonaniu odpowiednich ustawień należy wykonać dwie czynności:

1.Kliknij: lub rozwiń menu przycisku i wybierz Ewidencje i płace

2.Wybierz "rodzaj synchronizacji".

Program na podstawie zaznaczonych opcji dokona pobrania danych z tarcz tacho/kart kierowców i wyliczenia wraz z oddaniem wolnego za nadgodziny.

 
kliknij aby rozwinąć / zwinąćAutomatyczne wyliczanie + dodawanie absencji i edycja godzin pracy

Aby uruchomić powyższy cykl należy w "pasku narzędziowym" ewidencji czasu pracy nacisnąć przycisk: (lub z menu tego przycisku wybrać Ewidencje i płace) bądź otworzyć "rozwijane menu" za pomocą prawego kliknięcia na dowolnym dniu kalendarza i wybrać również Wylicz.

Jeśli w "ustawieniach" włączona jest opcja: Czy wyświetlać potwierdzenie wyliczenia? pokaże się okno Wyliczanie (rys. poniżej).

Jeśli nie został wcześniej wstawiony okres rozliczeniowy program wyświetli odpowiedni komunikat z propozycją wstawienia nowego okresu rozliczeniowego.

Przed wyliczaniem nie należy dodawać ani edytować godzin w oknie ewidencji czasu pracy ponieważ funkcja ta usunie wszystkie wprowadzone ręcznie godziny.

 
kliknij aby powiększyć / zmniejszyć obraz

Rys. Potwierdzenie wyliczania.
kliknij aby powiększyć / zmniejszyć obraz

Rys. Synchronizacja.

Po potwierdzeniu wyliczania program otworzy nowe okno (rys. powyżej), w którym należy wybrać "rodzaj synchronizacji".

Okno nie otworzy się jeśli w "ustawieniach" opcja: Pokazuj okno wyboru synchronizacji podczas wyliczania nie będzie włączona.

 

Pozostałe opcje:

•Przerwij wyliczanie - przerwanie cyklu pobierania i wyliczania godzin pracy,

•Nie pokazuj okna wyboru synchronizacji w przyszłości - działa tak samo jak opcja Pokazuj okno wyboru synchronizacji podczas wyliczania w "ustawieniach",

Po wybraniu odpowiedniej opcji program przystąpi do pobierania zdarzeń z tarcz/dni z karty kierowcy, a następnie do wyliczania godzin pracy kierowcy.

Po wyliczeniu można przystąpić do "uzupełniania absencji i edycji godzin" oraz ewentualnej "edycji zdarzeń" na tarczy/dniu z karty kierowcy.

 
kliknij aby rozwinąć / zwinąćWyliczanie krok po kroku

W celu ręcznego pobierania danych należy wyłączyć w "ustawieniach" opcję: Pokazuj okno wyboru synchronizacji podczas wyliczania?.

Poprawne wyliczenie godzin pracy jest bardzo uzależnione od kolejności przeprowadzonych kroków:

•Pierwszym krokiem jest przeprowadzenie "synchronizacji", można ją wykonać wybierając z "rozwijanego menu" jedno z poleceń:

▪Synchronizuj doby wg pierwszego zdarzenia dla całego miesiąca,

▪Synchronizuj wg pierwszego zdarzenia bez nachodzenia się dób dla całego miesiąca,

▪Synchronizuj doby wg określonej godziny dla całego miesiąca,

▪Synchronizuj wg planowanych godzin,

Jeśli nie przeprowadzimy synchronizacji program ustawi początki dób pracowniczych na godz. 24:00.

 

•Drugim krokiem jest wybór polecenia: Pobierz ze zdarzeń wszystkie dni również z "rozwijanego menu" kalendarza.

•Następnym krokiem jest naciśnięcie lub rozwinięcie menu tego przycisku i wybieranie Ewidencje i płace

•Ostatnim krokiem jest "uzupełnianie absencji, edycja godzin" lub "edycja zdarzeń" na tarczy/dniu z karty kierowcy.