Wiadomości uzupełniające > Moduł Płaca zagraniczna > Tutorial - import załadunków i rozładunków z programu Nawigator/Easy TMS

Jeśli posiadasz program TMS i program 4Trans zawierający moduł Płaca zagraniczna, możesz dokonać importu załadunków i rozładunków z programu TMS .

Poradnik zawiera opis poszczególnych kroków, jakie należy wykonać, aby skonfigurować połączenie pomiędzy programami 4Trans i TMS. W dalszej części znajduje się opis importu załadunków i rozładunków do programu 4Trans.

Rys. Schemat powiązań i przepływu informaji pomiędzy programem 4Trans a Nawigator/Easy TMS.

Synchronizacja z programem Nawigator/Easy TMS

Aby móc importować z programu TMS rejestr załadunków i rozładunków na terenie innych państw, konieczna jest wcześniejsza synchronizacja z tym programem.

Synchronizacja oparta jest na indywidualnym tokenie, który należy wprowadzić w programie 4Trans.

Aby otrzymać token, skontaktuj się z Działem Autoryzacji firmy Inelo - autoryzacja@inelo.pl.

Jeśli w programie 4Trans rozliczasz kilka swoich spółek, w wiadomości e-mail podaj ich nr. NIP. Dla każdej z nich otrzymasz osobny token od Działu Autoryzacji.

Integracja

1.Wybierz z menu głównego Dane podstawowe -> Ustawienia -> Płaca zagraniczna -> Podstawowe,

2.W polu Import załadunków/rozładunków z programu Nawigator wklej token, a następnie kliknij Synchronizuj,

Rys. Miejsce, w którym należy wpisać token

Jeśli wklejony token nie będzie prawidłowy, otrzymasz komunikat: "Błąd autoryzacji - Nieprawidłowy token".

3.W oknie Synchronizacja kliknij ponownie Synchronizuj.

Rys. Okno synchronizacji kierowców.

4Trans automatycznie podpowie nowych kierowców, którzy nie zostali wcześniej zsynchronizowani.

Kierowcy, którzy będą wysłani z programu 4Trans do programu TMS, zostaną oznaczeni strzałką .

Strzałką będą oznaczeni kierowcy, którzy istnieją na serwerze, a nie są powiązani z kierowcami w 4Trans.

Na strzałkach można kliknąć i odznaczyć danego kierowcę. Nie zostanie on wtedy zsynchronizowany.

Ikonka oznacza, że kierowcy zostali już wcześniej zsynchronizowani.

Uwaga! Przed kliknięciem w przycisk Synchronizuj zwróć uwagę na strzałkę . Jeśli po lewej stronie okna strzałka wskazuje na pusty wiersz, oznacza to, że do bazy 4Trans zostanie dodany kierowca.

Jeśli nie chcesz dodać tego kierowcy, wyłącz strzakę, klikając w nią kursorem myszy.

Jeśli strzałka wskazuje na wiersz, w którym jest kierowca, oznacza to, że kierowca z 4Trans nie jest powiązany z kierowcą na serwerze. W tej sytuacji przycisk Synchronizuj powiąże obu kierowców.

Efektem dobrze wykonanej synchronizacji jest pojawienie się po prawej stronie okna (Integratora/TMS) kierowców, których załadunki lub rozładunki będziesz chciał importować z programu TMS. Dodatkowo, pomiędzy tymi kierowcami powinien pojawić się znak równości. Wówczas można przejść do programu TMS.

Synchronizację wykonaj przed pierwszym importem załadunków i rozładunków oraz w momencie, gdy nastąpią zmiany osobowe na liście kierowców.

Po wykonaniu synchronizacji przejdź do programu TMS, aby pobrać w nim dane o kierowcach i wyeksportwać dane o załadunkach/rozładunkach.

Dzięki temu możliwy będzie ich późniejszy import do programu 4Trans.

Import kierowców z programu 4Trans do programu Nawigator/Easy TMS

Integracja

Aby możliwe było pobranie danych o kierowcach z programu 4Trans, wprowadź w programie TMS dedykowany token.

Dzięki temu możliwa będzie dwustronna komunikach pomiędzy oboma programami.

Nawigator

Pamiętaj, aby dla każdej obsługiwanej firmy wprowadzić w programie Nawigator unikalny token odpowiadający temu wprowadzonemy dla danej firmy w 4Trans.

1.Wybierz z menu głównego Ustawienia (1) -> Administracja (2) -> Właściciele (3),

2.W oknie Właściciele (4) wybierz firmę,

3.W oknie Właściciel wpisz token w polu Token4Trans (5).

Rys. Konfiguracja tokenów 4Trans w Nawigator

Easy TMS

Dla systemu EasyTMS w konfiguracji dodane zostało pole na token 4Trans właściciela głównego.

1.Wybierz z menu głównego Ustawienia (1) -> Konfiguracja (2),

2.Wejdź w zakładkę Właściciel (3),

3.Wpisz token w polu Token4Trans (4).

Rys. Konfiguracja tokena 4Trans w EasyTMS

Synchronizacja kierowców

1.Wejdź w moduł Rokos -> Kartoteka osób,

2.Z menu wybierz pozycję Powiązania kierowców z 4Trans,

Rys. Miejsce zakładki powiązań kierowców

Pamiętaj, aby w pierwszej kolejności zsynchronizować kierowców z poziomu programu 4Trans (patrz rozdz. Synchronizacja z programem Nawigator/Easy TMS).

3.Okno powiązania kierowców podzielone jest na dwie tabele:

▪tabela po lewej przedstawia kierowców wprowadzonych do programu TMS,

Aby zobaczyć kierowców z konkretnej firmy, wybierz ją w polu Pracodawca.

▪w tabeli po prawej stronie zaprezentowani są kierowcy, przekazani do synchronizacji z programem 4Trans. Są to kierowcy zaimportowani w poprzednum kroku (rozdz. Synchronizacja z programem Nawigator/Easy TMS),

Rys. Okno powiązania kierowców

4.Proces powiązania kierowców polega na dopasowaniu kierowców wprowadzonych w programie TMS, do kierowców przesłanych do synchronizacji. Kierowców możesz powiązać:

▪masowo,

▪ręcznie.

Uwaga! Dotyczy tylko programu Nawigator:

Jeśli w module Rokos w Słowniku typów dokumentów mamy zdefiniowany dokument oznaczony jako "Karta kierowcy", a na kierowcy wprowadzony zostanie dokument, jego numer zastąpi kod kierowcy w oknie integracyjnym.

Masowe powiązanie kierowców

Masowe (automatycznie) powiązanie kierowców odbywa się poprzez dopasowanie kierowców na podstawie numeru karty kierowcy.

1.Kliknij Powiąż po Nr karty.

Jeśli kierowca zostanie powiązany prawidłowo, w kolumnie Powiązany (rys. poniżej) przy jego nazwisku pojawi się zaznaczony checkbox.

Rys. Masowe powiązanie kierowców

Aby powiązanie automatyczne było możliwe, w kartotece osób każdy kierowca musi mieć wprowadzony nr karty kierowcy. Może on być wprowadzony w pole Kod lub dodany jako dokument "Karta cyfrowa/Karta kierowcy", z zaznaczonym atrybutem "Karta kierowcy" (Rokos -> Kartoteka Osób -> Zaznacz wybranego kierowcę -> Edytuj rekord).

Rys. Dokument "Karta kierowcy" w strefie dokumentów w oknie edycyjnym kierowcy

W polu Kod w oknie edycji kierowcy (rys. poniżej) wpisz nr karty kierowcy. Pole Kod musi odpowiadać wartości wskazanej w kolumnie Nr karty w prawej części okna powiązań kierowców.

Rys. Kod kierowcy - odpowiednik numeru karty kierowcy w 4Trans

Ręczne powiązanie kierowców

W przypadku braku informacji o nr karty kierowcy można przeprowadzić powiązanie kierowców ręcznie.

1.Kliknij dwukrotnie wybranego kierowcę w tabeli po lewej stronie (1),

2.Kliknij dwukrotnie tego samego kierowcę w tabeli po prawej stronie (2),

3.Kliknij przycisk Powiąż (3).

Rys. Ręczne powiązanie kierowców

W oknie powiązania kierowców z 4Trans sprawdzisz, którzy kierowcy zostali zsynchronizowani i jaki jest ich odpowiednik (lewa i prawa strona okna).

W przypadku błędnego powiązania należy ponownie powiązać kierowcę z TMS z kierowcą z integracji:

W pierwszej kolejności odwiąż wybranego kierowcę:

1.Wejdź w moduł Rokos -> Powiązania kierowców z 4Trans,

2.Kliknij PPM wybranego kierowcę,

3.Kliknij Odwiąż.

Rys. Odwiązanie kierowcy

Eksport załadunków i rozładunków z programu Nawigator/Easy TMS do programu 4Trans

Po powiązaniu kierowców możliwy jest eksport danych o załadunkach i rozładunkach. W efekcie zrealizowane informacje o wykonanych załadunkach i rozładunkach w programie TMS będzie można zaimportować w programie 4Trans.

Eksport danych o załadunkach i rozładunkach realizowany jest z kartoteki osób.

1.Zaznacz wybranego kierowcę,

2.Kliknij ,

Rys. Lokalizacja przycisku eksportu punktów

Aby wyeksportować pliki w starych formatach eksportu przekroczeń granic kierowców, kliknij prawym przyciskiem myszy.

3.Wybierz miesiąc, za jaki chcesz przesłać dane,

Rys. Okno wyboru daty eksportu punktów

4.Następnie kliknij Wyślij.

Po kliknięciu Wyślij otrzymasz komunikat z potwierdzeniem przesłania danych.

Jeśli dane nie zostały poprawnie przesłane, otrzymasz komunikat o błędzie (gdy np. kierowca nie został powiązany).

Aby zobaczyć przesłane dane w programie 4Trans, wykonaj kroki z rodziału Import załadunków i rozładunków z programu Nawigator/Easy TMS.

Raport można wyeksportować również w formacie xls lub csv, jednakże w celu przesłania danych do 4Trans wymagane jest powiązanie kierowców i przesłanie danych przyciskiem Wyślij.

Podczas wysyłki plików, w katalogu załączników tworzone są ich kopie. Jest to niezbędne do poprawnej komunikacji.

Jeśli katalog załączników nie jest dostępny, wysłanie plików nie będzie możliwe. Otrzymasz wówczas komunikat o błędzie. Prawidłową ścieżkę ustawisz w Ustawienia -> Konfiguracja -> Wydruki -> Katalog załączników.

Weryfikacja danych przed przesłaniem

Aby sprawdzić zestawienie danych, które zostanę przesłane do programu 4Trans (zakładka 4Trans/OCRK), kliknij Generuj.

Szczegóły

W zakładce Szczegóły znajdziesz dodatkowe informacje nt.:

▪granic,

▪początków oraz zakończeń kart drogowych,

▪szczegółów punktów (w dodatkowych kolumnach).

Import załadunków i rozładunków z programu Nawigator/Easy TMS

Dzięki poniższym krokom pobierzesz dane wysłane z programu TMS.

Aby możliwy był import danych w programie 4Trans, od czasu ich eksportu z programu TMS musi minąć kilka minut (czas synchronizacji).

1.Wybierz z menu głównego Płaca zagraniczna -> Załadunki rozładunki,

2.Kliknij Import z integratora,

3.W nowym oknie wybierz kierowców,

Rys. Okno importu załadunków i rozładunków.

4.Kliknij Importuj,

5.W oknie Synchronizacja zobaczysz dane kierowców, które mają zostać zaimportowane,

Dane, które nie zostały wcześniej zaimportowane, wyróżnione są kolorem zielonym i automatycznie są oznaczone do importu. Niebieskim kolorem oznaczone są dane, który zostały już wcześniej przesłane do programu 4Trans.

Aby zobaczyć wcześniej zaimportowane dane, odznacz opcję Pokaż tylko nowe pliki.

6.Kliknij Pobierz dane, a następnie OK,

7.Status przesyłania danych:

•OK - dane zostały zaiportowe prawidłowo,

•Error - plik nie został przesłany.

8.Kliknij Zamknij.