Moduł Spedycja > Menu główne > Spedycja > Zlecenia > Okno dodawanie/edycja zlecenia

Okno wyświetlane jest po zaznaczeniu opcji: Korzystaj ze starego wyglądu okna zlecenia w oknie ustawień w zakładce: "Spedycja -> Wygląd okna".

Okno składa się z następujących elementów:

•	Nr zlecenia - pole z autonumeracją zlecenia (format automatycznej numeracji można zmienić w "panelu administracyjnym").

Za pomocą przycisku: można zmienić numer kolejny zlecenia.

Klikając na przycisk: , a następnie wybierając z listy: (brak) można odblokować pole numeracji i wprowadzić dowolny numer zlecenia.

•	Nr obcy - pole nieobowiązkowe, w którym można podać nr dokumentu, na podstawie którego jest realizowane zlecenie;

•	Status zlecenia - pole domyślnie jest uzupełnione wartością: przyjęte niepotwierdzone. Zlecenia na liście zleceń można filtrować w zależności od statusu.

•	Data przyjęcia - domyślnie wypełnia się bieżąca data.

Kliknięcie na przycisk: umożliwi rozwinięcie się panelu:

ISO

Okno powiększy się o pola: Data otwarcia, Data planowanego zamknięcia i Data rzeczywistego zamknięcia, które w zależności od potrzeb można wypełnić.

Zakładki:

W tej zakładce tak samo należy uzupełnić wartości w polu oznaczonym niebieską ramką: Zleceniodawca.

Zaznaczenie opcji: Zlecenie własne oprócz zmiany schematu numeracji zlecenia zmieni w polu zleceniodawca firmę na własną.

Obok pola Zleceniodawca dostępne są przyciski do dodawania i edycji firmy, wyboru firmy z osobnego okna oraz:

Rozwijany panel

Okno powiększy się o pola danych podstawowych wybranej firmy. Dane w tych polach można edytować.

W zależności od potrzeb można wypełnić pole Rodzaj usługi. W prawej części okna wyświetlony jest limit kredytowy dla zleceniodawcy w zależności od uregulowanych należności.

Limit kredytowy dla wybranego kontrahenta można uzupełnić w oknie dodawania/edycji firmy w zakładce: Dane ogólne 1.

Płatnik / CMR

W rozwijanym panelu można wybrać inną firmę niż zleceniodawca jako płatnika za realizację zlecenia.

Wypełnione pola nru CMR i daty będą widoczne na wydruku CMR.

Pozostałe rozwijane panele:

Realizacja - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

W tym panelu rozwijanym wypełnia się pola: pojazdu i kierowcy realizujących zlecenie. Dodatkowo można wybrać drugiego kierowcę i naczepę. Dla każdego z kierowców można wpisać nr telefonu.

- otwiera okno dodawania przeładunku. Okno umożliwia wprowadzenie następujących danych:

•	pojazdu i kierowcy;

•	miejsca przeładunku;

•	trasy do/do przeładunku;

Po wprowadzeniu w tym oknie nowych tras, trasa dodana w panelu: Miejsca załadunku i rozładunku, trasa jest pomijana.

Po zapisaniu danych przeładunek będzie widoczny w zakładce: Edycja miejsc załadunku/rozładunku - widok zaawansowany jako rozładunek i załadunek.

Kliknięcie na przycisk: zamienia dane zlecenie na zlecenie zaawansowane.

W oknie otworzy się lista podzleceń, gdzie automatycznie program wstawi dwa podzlecenia. Pierwszym jest zlecenie wypełnione w zakładce Dane podstawowe, a drugie jest jego kopią bez przypisanego kierowcy i samochodu. Za pomocą przycisków "paska narzędziowego list" można dodać lub usunąć podzlecenie.

opcja zaznaczona - zlecenie będzie realizowane przez podwykonawcę - okno poszerzy się o szereg pól do uzupełnienia jak: podwykonawce, kwotę, za którą jedzie podwykonawca, dla waluty innej niż domyślna wyświetlą się pola kursu,

➢	obok pola: Podwykonawca znajduje się ikona: - przyjmij fakturę przewoźnika - w wyniku kliknięcia LPM na ikonie zostanie otwarte okno faktury zakupu przewoźnika realizującego transport, która będzie powiązana ze zleceniem;

opcja niezaznaczona - zlecenie jest realizowane własnym transportem,

Miejsce załadunku i rozładunku, trasa - - - - -

Panel rozwijany podzielony jest na dwie zakładki:

•	Edycja miejsca załadunku / rozładunku - widok prosty - zakładka umożliwia dodanie jednego miejsca i daty załadunku oraz jednego miejsca i daty wyładunku.

•	Edycja miejsc załadunku / rozładunku - widok zaawansowany - w porównaniu do poprzedniej w tej zakładce można dodać dowolną ilość miejsc załadunku/rozładunku. Na liście zdarzeń oprócz załadunku/rozładunku dostępne są inne typy zdarzeń, np. Przyjazd na załadunek/rozładunek.

Dla posiadaczy modułu Grafik:

Pierwsze miejsce załadunku i ostatnie miejsce wyładunku będzie widoczne na pasku zlecenia.

GBOX ASSIST

Do każdego załadunku/rozładunku można wpisać uwagi, które będą wysłane do kierowcy na urządzenie GBOX ASSIST, pole uwag dostępne jest w oknie dodawania/edycji załadunku/rozładunku w widoku zaawansowanym.

W tym samym polu wyświetlona zostanie uwaga wprowadzona przez kierowcę z poziomu urządzenia GBOX ASSIST.

WAŻNE: Treść uwagi jest przysyłana tylko jeden raz podczas wysyłania zlecenia. Po wysłaniu zlecenia nie można jej usunąć z urządzenia GBOX ASSIST.

W dolnej części okna dostępne jest pole Trasy:

Rys. Dodawanie trasy - panel: "Miejsce załadunku i rozładunku, trasa".

W polu trasy można wybrać, dodać i edytować trasę przejazdu.

Trasę, po rozwinięciu przycisku: można dodać na 3 różne sposoby:

•	Stwórz nową trasę - otwarcie "okna dodawania trasy";

•	Wygeneruj nową trasę w Google™ - otwarcie "okna dodawania trasy Google™" - w oknie tym program wyznaczy automatycznie trasę, której dane (po zapisaniu trasy) zostaną przeniesione do pola: Trasa łącznie z km planowanymi;

•	Zapisz trasę na podstawie miejsc załadunku/rozładunku - szybkie dodanie trasy bez otwierania dodatkowych okien;

W zależności od ustawień Trasa będzie wyświetlana w opisie faktury wygenerowanej na podstawie tego zlecenia.

Zaznaczenie opcji: tuneluj w promieniu [m] (ewentualna zmiana wartości promienia) włączy mechanizm śledzenia pojazdu przez moduł GBOX w czasie realizacji trasy. Opuszczenie trasy będzie sygnalizowane przez program wybranym użytkownikom.

Km planowane i Koszt planowany jest automatycznie pobierany z wybranej trasy, pomimo tego istnieje możliwość manualnej zmiany tych danych.

- Jeśli trasa została utworzona przy pomocy wbudowanej w programie mapy Google™ to za pomocą tej ikony można tą trasę wyświetlić.

Automatyczny wybór trasy przy zmianie adresu - jeśli miejsce załadunku/rozładunku ulegnie zmianie to program będzie szukał czy wcześniej była taka trasa utworzona. Jeśli była, to zostanie ona zmieniona.

Jeśli opcja: tuneluj w promieniu jest zaznaczona to uaktywnia się opcja: Generuj alert zagrożenia realizacji trasy, jeżeli pojazd znajduje się w odległości większej niż:

Więcej na temat w topiku: "Trasa".

Ładunek - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Panel Ładunek umożliwia dodanie do zlecenia towaru jaki jest przewożony. Ilość towaru można określić w dowolnych jednostkach. a nawet podać jego gabaryty i typ naczepy jakim ma być transportowany.

Po naciśnięciu na przycisk: w dolnej części okna można określić rodzaj opakowania, wpisać pozycję taryfy celnej ewentualnie podać numer kontenera.

Jeśli przewóz jest transportem ADR należy zaznaczyć pole ADR, po czym wypełnić rubryki UN:

•	Numer UN - max. cztery cyfry arabskie,

•	Klasa ADR - pole przyjmuje tylko cyfry arabskie + znak kropki ".",

•	Grupa pakowanie - pole przyjmuje tylko trzy cyfry rzymskie: I lub II lub III,

•	Kategoria - pole przyjmuje tylko wielkie litery.

Warunki realizacji zlecenia - - - - - - - -

W ostatnim rozwijanym panelu pierwszej zakładki można do danego zlecenia przypisać wcześniej zapisany szablon warunków realizacji zlecenia. Wystarczy kliknąć na liście i wybrać odpowiedni szablon.

Za pomocą przycisku: można dodać nowy szablon "Warunków zlecenia".

•	numer dokumentu - w tym polu będzie wyświetlany numer wystawionej faktury, jeśli ktoś nie korzysta z faktur można w tym polu wpisać dowolny numer na podstawie którego można identyfikować fracht w programie;

•	sposób zapłaty - wybierz sposób zapłaty za fracht - zostanie on przeniesiony do okna wystawiania faktury;

Pole jest widoczne po zaznaczeniu opcji: "Wyświetl sposób płatności za zakładce "Fracht i koszty"" w oknie ustawień programu.

Jeśli w tym polu zostanie wybrany sposób płatności gotówką oraz jest zaznaczona opcja:"Wyświetl kwotę frachtu na liście przewozowym, gdy sposób płatności to gotówka" to na liście przewozowym zostanie wyświetlona kwota frachtu.

•	Termin płatności - zostanie przeniesiony do okna wystawiania faktury;

Pole jest widoczne po zaznaczeniu opcji: "Wyświetl termin płatności na zakładce Fracht i koszty" w oknie ustawień programu.

Jeśli dla danego zlecenia została wystawiona faktura to powyższe pola: Numer dokumentu, Sposób zapłaty i Termin płatności będą nieaktywne.

Zakładka fracht podzielona jest na dwie grupy:

•	Fracht zleceniodawcy - pozycje do faktury (jeśli będzie generowana faktura za zlecenie to wartości wpisane tutaj zostaną przeniesione na nią), grupa składa się z dwóch zakładek:

➢	Edycja fracht - widok prosty, w tej zakładce można określić stawkę za fracht krajowy i/lub stawkę za fracht zagraniczny

➢	Edycja fracht - widok zaawansowany - zakładka umożliwia dodanie dowolnej liczby stawek za fracht,

•	Koszty zlecenia - grupa dodawania kosztów zlecenia, podzielone jest na dwie zakładki:

➢	Edycja koszt - widok prosty - dodanie jednej pozycji kosztu,

➢	Edycja koszt - widok zaawansowany - dodanie dowolnej liczby pozycji kosztu,

Jak dodać koszt:

Koszty

Okno dodawania/edycji kosztu netto lub brutto (w zależności od ustawień - patrz: "Ustawienia -> Ustawienia kosztów") składa się z następujących elementów:

W zależności od potrzeb w polu Koszt (poz.1 - rys. poniżej) należy wprowadzić kwotę netto. Po uzupełnieniu stawki VAT program wyliczy Kwotę VAT. Niezależnie od rodzaju (netto, brutto) wprowadzonej kwoty (poz.1) w polu Koszt (poz.a) zawsze będzie wyliczana i pokazywana kwota netto.

W przypadku wprowadzenia kwoty w walucie innej niż domyślna program poszerzy okno o dodatkowe pola: Kurs na PLN (waluta domyślna), Kurs z dnia, przycisk (Pobierz waluty z NBP) i Tabela. Niezależnie od wybranej waluty dla Kwoty (poz.1 - rys. poniżej) w polu Koszt (poz.a) zawsze będzie wstawiona kwota w walucie domyślnej (po odpowiednim uzupełnieniu kursu).

Do wprowadzonej kwoty można przypisać odpowiedni typ dokumentu. Domyślnie dostępne są dwa typy dokumentów (poz.2): Faktura i Rachunek.

Moduł FAKTURY:

Po wybraniu Typu dokumentu -> Faktura (poz. 2 - rys. poniżej) można wybrać w polu: Numer dokumentu fakturę (jeśli została wcześniej wprowadzona) lub za pomocą przycisku dodać nową fakturę. Po dokonaniu wyboru odpowiednich pozycji w polu: Numer pozycji na dokumencie program automatycznie zsumuje i wstawi kwoty do odpowiednich pól w kosztach.

kliknij aby powiększyć / zmniejszyć obraz

Rys. Rozwinięte okno dodawania kosztu.

Moduł FAKTURY:

Aby uniknąć pomyłek podczas dodawania kosztów z faktur wprowadzony jest mechanizm zabezpieczający przed ponownym wybraniem tej samej pozycji faktury (raz wybrana pozycja z faktury w kosztach jest później niedostępna).

Jeśli z jakiś przyczyn zachodzi potrzeba powtórnego przypisania tej samej pozycji faktury do innego kosztu można to zrobić, w tym celu należy kliknąć PPM na liście pozycji (rys. poniżej), a następnie z rozwijanego menu wybrać Wyłącz mechanizm sprawdzania pozycji faktur.

NIE ZALECA SIĘ UŻYWANIA TEJ OPCJI !!!

Rys. Wyłączanie mechanizmu sprawdzania pozycji faktur.

W polu Powiązania można zmienić przypisanie kosztu. Zgodnie z rysunkiem poniżej koszt można przypisać ogólnie do dowolnej firmy, na wszystkie samochody dowolnej firmy, na wybrany samochód, na wszystkich pracowników dowolnej firmy, na wybranego pracownika lub w przypadku posiadania modułu Spedycja na dowolne zlecenie.

Rys. Rozwinięte okno powiązania.

Pole to umożliwia wprowadzenie danych ewidencyjnych, które, oprócz tego okna, będą widoczne tylko na liście kosztów.

Zakładka składa się z dwóch podzakładek:

•	Dokumenty:

Okno dodawania/edycji dokumentu składa się z następujących zakładek:

Żeby zapisać dokument wystarczy wypełnić rodzaj dokumentu.

Jeśli na liście rodzaju dokumentu nie ma żądanego można go dodać do listy (tzw. słownika) za pomocą ikony: .

Pozostałe pola można uzupełnić wg uznania.

Jeśli w polu Ewidencja zostanie wypełnione pole: Kierowca, Pojazd, Firma zlecenie, Karta kierowcy (moduł paliwowy), Delegacja lub faktura to z tym rejestrem dokument również zostanie powiązany.

Terminarz - opcja dostępna po wprowadzeniu Ważność do dokumentu. Umożliwia dodanie, edycję lub usunięcie daty ważności dokumentu do/z terminarza, bez konieczności jego otwierania;

Niektóre z okien oferują możliwość powiązania wprowadzonej pozycji z dowolnymi plikami, a nawet możliwość zeskanowania dowolnego dokumentu.

Elementy okna: "Powiązane pliki"

1.	- Nowy - dodawanie pliku: aby dodać plik wystarczy kliknąć LPM na tej ikonie, następnie w nowym oknie wskazać plik i nacisnąć . W polu: Pliki wyświetli się ścieżka razem z nazwą pliku, a w polu Podgląd pliku wyświetli się jego zawartość.

2.	- Usuń - usunięcie pliku z listy.

- Skanuj - aby zeskanować plik należy kliknąć LPM na tej ikonie, po czym program wyświetli okno z zapytaniem o nazwę pod jaką ma być zapisany zeskanowany dokument. Następnie, jeśli jest podłączony skaner zostanie wyświetlone okno ustawień skanowania zależne od typu skanera. Po dokonaniu ustawień należy nacisnąć na przycisk [Skanuj]. Analogicznie jak w przypadku dodawania pliku w liście poniżej wyświetli się ścieżka wraz z nazwą pliku, a w polu: Podgląd pliku wyświetli się jego zawartość.

4.	- Kopiuj plik do ... - umożliwia skopiowanie wybranego pliku do dowolnego katalogu.

5.	- Wyślij plik przez e-mail - otwiera okno wysyłania nowej wiadomości e-mail z wybranym plikiem.

Szczegółowy opis znajduje się w dziale: "Okno dodawania kosztu".

•	Booking - składa się z okien:

➢	Lista powiązanych bookingów - zawiera listę powiązanych ze zleceniem rezerwacji, Aby dodać, zmienić lub usunąć pozycję należy posługiwać się "paskiem narzędziowym list";

W oknie dodawania/edycji bookingu można wybraną pozycję bookingu powiązać z dowolnym zleceniem za pomocą zakładki: Powiązanie ze zleceniami.

➢	Lista bookingów - adresy zapisanych bookingów - zawiera listę wszystkich zdefiniowanych w programie rezerwacji:

✓	- na podstawie zaznaczonej poniżej pozycji na liście program otwiera okno dodawania bookingu z wypełnionym adresem;

✓	- otwiera okno Lista bookingów, w której można wybrać istniejący booking dla danego zlecenia lub za pomocą przycisków "paska narzędziowego list" dodać, zmienić lub usunąć booking z listy;

✓	- odpina z powyższej Listy powiązanych bookingów pozycję bookingu.

Zakładka pozwala na zapisanie dodatkowych informacji dla zlecenia.

Uwagi zostały podzielone na części. W górne części okna znajdują się uwagi od zleceniodawcy do zlecenia. W środkowej części okna znajdują się uwagi dla zleceniodawcy które są widoczne na potwierdzeniu zlecenia. Trzecia ramka pozwala na zapis informacji dodatkowych do zlecenia nie związanych z tymi przekazanymi od zleceniodawcy.

GBOX ASSIST

Uwagi ogólne dla całego zlecenia:

1.	Treść Uwag ogólnych do zlecenia (od zleceniodawcy) - jest wysyłana do urządzenia GBOX ASSIST.

2.	Uwagi dla zleceniodawcy (widoczne na potwierdzeniu) - w tym polu będą wyświetlane uwagi odebrane od kierowcy z urządzenia GBOX ASSIST.

Możliwe jest odbieranie i wysyłanie uwag dla każdej pozycji załadunku/rozładunku:

Zakładka: Dane podstawowe -> panel: Miejsce załadunku i rozładunku, trasa - - - - -> zakładka: Edycja miejsc załadunku / rozładunku - widok zaawansowany -> okno dodawania/edycji miejsca załadunku/rozładunku -> pole: Uwagi.

W ostatnim polu: Uwagi własne program automatycznie zapisuje godzinę i datę przeprowadzonego importu zlecenia (patrz: "Zlecenia") oraz wybrane pola z pliku importu.

W tej zakładce można wybrać rodzaj palet użytych w realizacji zlecenia oraz ich ilość pobranych do przewiezienia ładunku.

Po zrealizowaniu zlecenia można wprowadzić ilość zwróconych palet w stanie nienaruszonym lub w stanie uszkodzonym.

Zapisy z tej zakładki są przedstawione w raporcie: "Zestawienie palet ze zleceń".

W zakładce można uzupełnić szczegółowe dane kontenera, które można później wyświetlić na wydruku zlecenia.

Przedstawia listę wiadomości wysłanych/otrzymanych do/od kierowcy wyposażonego w urządzenie GBOX ASSIST.

W tej zakładce będą również przechowywane wiadomości wysłane z listy "pojazdów GBOX" za pomocą polecenia: Komunikacja z GBOX ASSIST dostępnego w rozwijanym menu (pod PPM).

Podgląd wydruku zlecenia można wyświetlić za pomocą ikony: (Drukuj zlecenie) znajdującej się w górnym pasku narzędziowym.

W wyniku kliknięcia na symbol trójkąta obok ikony: pojawi się rozwijane menu, z którego można wybrać język wydruku: polski, angielski, niemiecki.

Jeśli warunki zlecenia zostały wprowadzone w innym języku niż polski to zostaną one automatycznie wybrane w zależności od wybranego rodzaju języka wydruku zlecenia.

Na podglądzie wydruku zlecenia anulowanego pojawi się tekst: Anulowany (tekst jest tłumaczony w zależności od wybranego języka wydruku) w formie znaku wodnego.

Podgląd wydruku potwierdzenia przyjęcia zlecenia można wyświetlić za pomocą ikony: (Drukuj potwierdzenie przyjęcia zlecenia) znajdującej się w górnym pasku narzędziowym.

W wyniku kliknięcia na symbol trójkąta obok ikony: pojawi się rozwijane menu, z którego można wybrać język wydruku: polski, angielski, niemiecki.

Zobacz również:

Okno podglądu raportów (jak wydrukować i wyeksportować raport)

Okno z poprzedniej wersji

Okno z poprzedniej wersji