Zgłoszenia pracownika, delegowanego do pracy na terenie Belgii należy dokonać za pośrednictwem strony: "www.limosa.be" (w języku angielskim, niemieckim, francuskim lub holenderskim).

 

Wyrównanie do minimalnej krajowej za czas pracy na terytorium Belgii można wyliczyć w następujący sposób:

1.W oknie dodawania/edycji pracownika (menu: "Dane podstawowe -> [005] Pracownicy") w zakładce: "Ustawienia inne kraje":

•wybierz na podstawie jakiej daty program ma wyliczać staż pracy: Daty pierwszej umowy z zachowaniem ciagłości zatrudnienia czy dowolnie wpisanej Daty (rys. poniżej);

kliknij aby powiększyć / zmniejszyć obraz

Rys. Okno dodawania/edycji pracownika.

•zaznaczenie opcji dla wielu kierowców: zaznacz kierowców, a następnie z rozwijanego menu wybierz: Zmień dane dla zaznaczonych rekordów:

▪Licz staż pracy dla Belgii od, a następnie w kolejnym oknie wybierz datę.

2.W oknie dodawania/edycji umowy (menu: "Dane podstawowe -> [005] Pracownicy" -> dodaj lub otwórz do edycji wybranego pracownika, przejdź do zakładki "Umowy", otwórz do edycji lub dodaj nową umowę o pracę lub inną umowę, a następnie w zakładce "Inne kraje", w tabeli Naliczaj należne wynagrodzenie minimalne za czas pracy na terytorium innych krajów wg stawek zaznacz odpowiedni kraj (rys. poniżej).

Jeśli stawka dla Belgii określona jest jako Brak to po kliknięciu na opcji  Belgia program od razu wyświetli okno edycji stawki i zaliczki, w którym należy wybrać lub wprowadzić nową stawkę.

 
kliknij aby powiększyć / zmniejszyć obraz

Rys. Okno dodawania/edycji umowy o pracę.

•edycja stawki i zaliczki - kliknij dwukrotnie lewym przyciskiem myszy na wierszu z nazwą kraju - program otworzy okno edycji, w którym można zmienić stawkę oraz wprowadzić kwotę zaliczki;

Zaliczka jest automatycznie uwzględniana podczas wyliczenia wyrównania za pracę na terytorium innych krajów.
Opcja: Obniżaj zaliczkę (zastosuj pomniejszenia z zakładki ryczałty) będzie aktywna po wprowadzeniu kwoty zaliczki.

 

▪wynagrodzenie minimalne - przyjmuje kwotę minimalnego wynagrodzenia, w zależności od wybranej kategorii - stawki określone są na liście: "Minimalne stawki wynagrodzenia w innych krajach" (menu: "Rozliczenia");

Obowiązuje kilka stawek zależnych od rodzaju wykonywanej pracy, dodatkowo stawki różnią się w zależności od tygodniowego wymiaru czasu pracy kierowcy (więcej w temacie: "Tabela minimalnych stawek godzinowych").

 

•zaznaczenie opcji/edycja stawki dla wielu kierowców:

▪wróć do zakładki z listą pracowników;

▪przy pomocy klawisza lub i lewego przycisku myszy zaznacz wybranych pracowników ( - zaznaczenie wszystkich pracowników);

▪kliknij prawym przyciskiem myszy aby wyświetlić rozwijane menu;

▪w menu wybierz: Zmień dane dla zaznaczonych rekordów -> Modyfikuj aktualną umowę -> Dodatek za czas pracy na terytorium innego kraju;

▪program wyświetli tabelę - zaznacz odpowiedni kraj, a następnie kliknij dwukrotnie lewym przyciskiem myszy, aby otworzyć okno edycji stawki dla wyrównania;

•jeśli nie zrobiłeś tego wcześniej - uzupełnij pozostałe składniki wynagrodzenia.

Inne umowy:

Istnieje możliwość naliczania dodatku za czas pracy na terytorium innych krajów dla innych rodzajów umów (umowa zlecenie, działalność gospodarcza itp.) - zakładka "Inne umowy" okna dodawania/edycji umowy.

UWAGA - w okresie obowiązywania innej umowy dodatek za czas pracy na terytorium innych krajów wyliczany jest tylko na podstawie zapisów pobranych z kart kierowcy / wykresówki (wyliczenie w oknie ewidencji czasu pracy jest pomijane).

 

3.W menu: "Rozliczenia -> Minimalna stawka dzienna w innych krajach" dostępne są kwoty zryczałtowanego dodatku za pobyt oraz stawki diety pełnej i niepełnej za pracę na terytorium Belgii, które można edytować.

4.W menu: "Rozliczenia -> Dodatki zagraniczne dostępne są stawki dodatków: stażowego, RGPT i za czas pracy w nocy. Stawki można edytować.

5.Upewnij się czy masz kompletne dane pobrane z karty kierowcy i/lub zeskanowane z wykresówek w rozliczanym okresie czasu.

PRZYPOMINAMY...
Dla prawidłowego rozliczenia wybranego miesiąca konieczne jest posiadanie danych z karty kierowcy i/lub zeskanowanych wykresówek oraz:
- dla wariantu 1 - delegacji;
- dla wariantu 2 - dodanych/zaimportowanych odcinków wjazdów i wyjazdów z terytorium innych krajów;
z całego miesiąca *plus* co najmniej pierwszy dzień następnego miesiąca (opis uzasadnienia znajduje się w temacie: "Dane z pierwszego dnia następnego miesiąca").

 

6.W oknie ustawień programu w zakładce: "Rozliczenia"-> "Minimalne wynagrodzenie - inne kraje"(menu: "Dane podstawowe -> Ustawienia") zawarte są opcje mające bezpośredni wpływ na wyliczenie wyrównania do minimalnej krajowej (więcej w temacie: "Minimalne wynagrodzenie - inne kraje").
Zwróć szczególną uwagę na opcję: W trakcie wyliczania ewidencji pobieraj odcinki i państw docelowe, ponieważ ona decyduje o formie wprowadzania tzw. odcinków zagranicznych (więcej w dalszej części tutoriala).
Zachęcamy do przejrzenia pozostałych opcji - zalecamy skorzystanie z domyślnych ustawień programu ().

kliknij aby powiększyć / zmniejszyć obraz

Rys. Okno ustawień programu.

Wariant I - Pobieranie odcinków bezpośrednio z delegacji

 

•w oknie ustawień programu "Rozliczenia" -> "Minimalne wynagrodzenie - inne kraje" dla opcji: W trakcie wyliczenia ewidencji pobieraj odcinki i państwa docelowe wybierz: z delegacji.

Dla wybranych kierowców w rozliczanym okresie czasu (plus następna doba) wprowadź delegacje do programu (menu: "Rozliczenia -> [301] Delegacje) - zwróć uwagę na to, czy prawidłowo zaznaczyłeś wjazdy/wyjazdy na/z terytorium Państwo (zdarzenia: wyjazd z Polski, zmiana państwa, wjazd do Polski).

Każde zdarzenie/odcinek zagraniczny, który ma być pobrany do wyliczenia wyrównania musi mieć zaznaczoną opcję: Uwzględnij minimalną płacę (menu: "Rozliczenia -> [301] Delegacje", dodaj nową lub edytuj istniejącą delegację, przejdź do części okna zawierającej pozycje delegacji) lub zaznaczoną pozycję o tej samej nazwie w rozwijanym menu dla wybranego odcinka zagranicznego delegacji utworzonej na wykresie "[306] tygodniowym" lub "[307] miesięcznym" (menu: "Rozliczenia").

 

 

 

Wariant II - Pobieranie odcinków z rejestru wjazdów i wyjazdów z terytorium innych krajów

 

•w oknie ustawień programu "Rozliczenia" -> "Minimalne wynagrodzenie - inne kraje" dla opcji: W trakcie wyliczenia ewidencji pobieraj odcinki i państwa docelowe wybierz: z rejestru wjazdów i wyjazdów z terytorium innych krajów. W dalszej kolejności musisz zdecydować wg jakiej opcji mają być wyznaczane ryczałty za nocleg:

▪noclegi wg państwa odcinka zagranicznego - niezależnie od wybranego (lub braku) państwa docelowego w czasie pobytu na terytorium innych krajów ryczałt za nocleg rozliczany jest wg państwa wybranego w kolumnie: Państwo odcinka zagranicznego;

▪noclegi wg państwa docelowego z rejestru - w czasie pobytu na terytorium innych krajów ryczałt za nocleg rozliczany jest wg państwa docelowego.

W oknie Wjazdy i wyjazdy z terytorium innych krajów (menu: "Rozliczenia") dodaj odcinki pobytu na terytorium wybranego kraju dla rozliczanego pracownika/pracowników. Odcinki można wprowadzić w następujący sposób:

•bezpośrednio w programie — kliknij na ikonie: znajdującej się w pasku narzędziowym listy, a następnie wypełnij dane w rubrykach (rys. poniżej);

Odcinek, który ma zaznaczoną opcje:  Tak w kolumnie: Uwzględnij wyrównanie do minimalnej płacy będzie uwzględniony podczas wyliczenia wyrównania, w przeciwnym przypadku odcinek zostanie pominięty.

Odcinki wjazdów i wyjazdów rozpoznawane są na podstawie Państwa odcinka zagranicznego.

 

 

kliknij aby powiększyć / zmniejszyć obraz

Rys. Dodawanie odcinków pobytu w innych krajach.

 

•zaimportować z pliku csv, xls lub xlsx - kliknij: , wskaż pliki, wybierz: ;

W oknie importu dostępne są przyciski, za pomocą których można pobrać wzorcowy lub przykładowy plik importu - więcej w temacie: "Wjazdy i wyjazdy z terytorium innych krajów")

Importu wielu plików jednocześnie dla różnych kierowców:
W oknie wyboru pliku przytrzymując klawisz zaznacz za pomocą lewego przycisku myszy wybrane pliki (- zaznacza wszystkie pliki).

 

•zaimportować z pliku xml - kliknij: , wskaż plik, wybierz: ;

Opcja dla zaawansowanych użytkowników programu 4Trans.

Struktura importowanego pliku xml dostępna jest

 

•zaimportować z delegacji - zanim klikniesz: przeczytaj poniższe uwagi - wybierz okres, zaznacz pracowników, kliknij: .

Metoda niezalecana - stosuj ją tylko w szczególnych przypadkach. Zamiast tej metody zalecamy korzystanie z opcji: W trakcie wyliczania ewidencji pobieraj odcinki i państwa docelowe -> z delegacji (opis w dalszej części tutoriala).

WAŻNE! Odcinki wprowadzone ręcznie lub pobrane z pliku (csv, xls, xlsx, xml) zawierające się w importowanym okresie zostaną usunięte/zaktualizowane na odcinki pobrane z delegacji.

 

 

 

 

Wariant pomniejszania wyrównania o diety i/lub ryczałty za nocleg

 

Zarówno dla Wariantu I jak i dla Wariantu II od kwoty wyrównania za pracę na terytorium Belgi można odjąć koszty diet i/lub koszty ryczałtów za nocleg wyliczonych wg polskich przepisów.

W tym celu niezależnie od wybranego wariantu pobierania odcinków, w zależności od potrzeb, zaznacz w oknie ustawień programu (menu: "Dane podstawowe -> [014] Ustawienia", grupa: "Rozliczenia" -> "Minimalne wynagrodzenie - inne kraje") w zakładce: Belgia następujące opcje:

W wyniku zaznaczenia tej opcji na podstawie belgijskich odcinków delegacji będzie dodatkowo naliczana i uwzględniana dieta belgijska. Kwota ta podwyższać będzie należne minimalne wynagrodzenie. Stawka diety zdefiniowana jest zakładce Minimalna stawka dzienna w innych krajach (menu: Rozliczenia)

Dieta naliczana jest wg przepisów belgijskich:

•dieta pełna - za każde rozpoczęte 24 godziny pobytu w Belgii, jeśli w jego trakcie wykorzystywany jest odpoczynek dzienny i/lub tygodniowy.Minimalna wartość odpoczynku dziennego, jaka potrzebna jest do naliczenia delegacji definiowana jest w ustawieniach (Dane podstawowe -> Ustawienia -> Rozliczenia -> Minimalne wynagrodzenie - inne kraje)

•dieta niepełna -  jeśli kierowca przebywał w Belgii nie dłużej niż 24 godziny i w tym czasie odbył odpoczynek dzienny, poprzedzony przez  okresy pracy i gotowości trwające łącznie mniej niż 8 godzin.

 

 

opcja zaznaczona - wyrównanie do diety belgijskiej będzie pomniejszane o kwotę diety wyznaczonej na podstawie polskich przepisów;

opcja niezaznaczona - wyrównanie do diety belgijskiej nie będzie pomniejszane o "polską" dietę.

Sposób wyznaczania kwot diet uzależniony jest od zaznaczonej opcji (W trakcie wyliczania ewidencji pobieraj odcinki i państwa docelowe):

•wariant I "z delegacji" - diety wyznaczane są na podstawie odcinków "belgijskich" pobranych z delegacji wg kursu NBP (na PLN) na podstawie daty rozliczenia delegacji, a następnie przeliczane są na euro wg kursu miesięcznego ECB;

•wariant II "z rejestru wjazdów i wyjazdów z terytorium innych krajów" - kwoty za diety obliczane są dla państwa docelowego wg kursu miesięcznego ECB.

Kursy miesięczne ECB zdefiniowane są oknie: "[009] Kursy walut" (menu: "Dane podstawowe").

 

 

opcja zaznaczona - wyrównanie do diety belgijskiej będzie pomniejszane o kwotę ryczałtów za noclegi;

opcja niezaznaczona - wyrównanie do diety belgijskiej nie będzie pomniejszane o kwotę ryczałtów za noclegi.

Sposób wyznaczania kwot ryczałtów za nocleg uzależniony jest od zaznaczonej opcji (W trakcie wyliczania ewidencji pobieraj odcinki i państwa docelowe):

•wariant I "z delegacji" - kwoty ryczałtów za nocleg, podobnie jak diety, wyznaczane są na podstawie "belgijskich" odcinków pobranych z delegacji  kursu NBP (na PLN) na podstawie daty rozliczenia delegacji, a następnie przeliczane są na euro wg kursu miesięcznego ECB;

•wariant II "z rejestru wjazdów i wyjazdów z terytorium innych krajów" - ryczałty za nocleg wyznaczane są wg państwa wybranego w opcji: noclegi w państwa odcinka zagranicznego lub noclegi wg państwa docelowego z rejestru. Kwoty za ryczałty obliczane są wg kursu miesięcznego ECB.

Poniższe opcje umożliwiają wybór, od których ryczałtów należy odjąć kwotę stawki za nocleg:

•wszystkie ryczałty za noclegi;

LUB:

•ryczałty za noclegi odebrane w trakcie odpoczynków trwających co najmniej (24:00 - 99:59) godzin (opcja domyślnie włączona z wartością 45 godzin)

Kursy miesięczne ECB zdefiniowane są oknie: "[009] Kursy walut" (menu: "Dane podstawowe").

 

 

opcja zaznaczona - wyrównanie do minimalnej jest sumą należnego wynagrodzenia minimalnego oraz diety belgijskiej. Suma ta pomniejszana jest o wypłacone wynagrodzenie, zaliczki oraz diety i ryczałty wyliczone wg polskich przepisów;

W skrócie: program podczas wyliczania wyrównania do minimalnej *może* zaliczać nadwyżkę wypłaconych polskich diet i ryczałtów ponad diety belgijskie do minimalnego wynagrodzenia belgijskiego za czas pracy.

opcja niezaznaczona - wyrównanie do minimalnej jest sumą należnego wynagrodzenia minimalnego oraz diety belgijskiej pomniejszonej o kwotę diet i ryczałtów wyliczonych wg polskich przepisów (w przypadku, gdy suma "polskich" diet i ryczałtów przekroczy wartość diety belgijskiej program przyjmie wartość różnicy równą zeru). Od otrzymanego wyniku odejmowane jest wypłacone wynagrodzenie i zaliczki.

W skrócie: program podczas wyliczania wyrównania do minimalnej *nie może* zaliczać nadwyżki wypłaconych polskich diet i ryczałtów ponad diety belgijskie do minimalnego wynagrodzenia belgijskiego za czas pracy. W tym przypadku wyrównanie za czas pracy jest naliczane niezależnie od wyrównania za diety.

 

 

 

5.Dokonaj wyboru:

•tygodniowej normy czasu pracy (tydzień rozumiany jest tu jako okres od północy w poniedziałek do 23:59 w niedzielę)

•minimalnego czasu trwania odpoczynku dziennego (wartość domyślna brana jest z  ustawień opcji "Wyznaczaj początki dób pracowniczych...." znajdującej się w: Ustawienia -> Rozliczenia-> Zaawansowane).

6.Dalsza część ustawień dedykowanych dla Belgii umożliwia wybranie, które z belgijskich i polskich składników wynagrodzenia mają być brane pod uwagę podczas wyliczenia wyrównania do minimalnej krajowej:

•belgijskie składniki, wynikające z belgijskiego Układu zbiorowego dla transportu i logistyki, podwyższają minimalne wynagrodzenie;

▪Dodatek za czas pracy w godzinach nadliczbowych

▪Dodatek za czas pracy w nocy

▪Dodatek za czas pracy w niedzielę i święta

Przy zaznaczonym Dodatku za czas pracy w godzinach nadliczbowych oraz Dodatku za czas pracy w niedzielę i święta:
W przypadku nadgodzin przypadających na niedzielę lub święto naliczany jest jedynie dodatek za czas pracy w niedzielę i święto (dodatek za czas pracy w godzinach nadliczbowych jest ignorowany).

 

▪Dodatek RGPT (dodatek sanitarny): 1.2910 € za każdą godzinę obecności (pracy i/lub gotowości)

Zgodnie z przepisami belgijskimi do wynagrodzenia doliczany jest również dodatek stażowy (więcej informacji znajdziesz w temacie: Dodatki). Wysokość dodatku zdefiniowana jest w zakładce Dodatki zagraniczne (menu: Rozliczenia). Opcje naliczania stażu pracy dla Belgii dostępne są w zakładce "Ustawienia inne kraje" (menu: "Dane podstawowe" -> "[005] Pracownicy", otwórz do edycji lub dodaj nowego pracownika).

Jeśli nie chcesz uwzględniać dodatku stażowego podczas wyliczania wyrównania do płacy minimalnej:

1.Z menu Rozliczenia wybierz Dodatki zagraniczne.

2.Przy użyciu paska narzędziowego listy otwórz okno edycji Dodatku stażowego.

3.Zmień wartości stawek godzinowych na "0".

 

▪polskie składniki są odejmowane, czyli obniżają minimalne belgijskie wynagrodzenie.

6.Przechodzimy do wyliczenia godzin pracy na terytorium Belgii uwzględniającego opcje pomniejszania wyrównania do minimalnej krajowej o diety i/lub ryczałty za nocleg w delegacji (menu: "Rozliczenia -> [201] Ewidencja czasu pracy"):

•wybierz rok, miesiąc, kierowcę, a następnie kliknij .

kliknij aby powiększyć / zmniejszyć obraz

Rys. Ewidencja czasu pracy.

Odcinki czasu pracy pobierane z rejestru wjazdów i wyjazdów z terytorium innych krajów:
Za każdym razem gdy zmienisz (dodasz) wjazdy i wyjazdy z terytorium innych krajów wylicz ponownie ewidencję czasu pracy.

Odcinki czasu pracy pobierane z delegacji:
Każda zmiana lub wprowadzenie nowej delegacji wymaga ponownego wyliczenia ewidencji czasu pracy.

 

3.Na wydruku: "Przeliczenie miesięcznej karty pracownika" (okno ewidencji miesięcznej - przycisk: ) program automatycznie wyliczy i wyświetli wyrównanie za czas pracy na terytorium innych krajów.

Pomimo wykazania godzin pracy na terytorium innego kraju wyrównanie nie będzie wyświetlane w następujących sytuacjach:
- jeśli stawka zaszeregowania będzie większa lub równa "minimalnej krajowej" określonej w przepisach danego kraju;
i/lub
- jeśli kwota polskich diet/ryczałtów za nocleg z delegacji przekroczy lub będzie równa "minimalnej krajowej" (w zależności od opcji programu);
i/lub
- jeśli kwota zaliczki za czas pracy (menu: "Dane podstawowe -> [005] Pracownicy", zakładka "Stawki porównawcze i urlopy" okna dodawania/edycji umowy o pracę) będzie większa od stawki wyrównania do minimalnego wynagrodzenia.

 
kliknij aby powiększyć / zmniejszyć obraz

Rys. Przeliczenie miesięcznej karty pracy.

4.Szczegółowe rozliczenie wyrównania/pomniejszenia wynagrodzenia za czas pracy na terytorium innych krajów dostępne jest w raporcie: Rejestr czasu pracy na terytorium innych krajów (menu: "Raporty" -> "Rozliczenia"), który zawiera następujące dane:

•zestawienie wjazdów i wyjazdów na/z terytorium "innego kraju";

•zestawienie:

▪czasu pracy (czas jazdy i innej pracy)

▪czasu gotowości (w tym również dyspozycji w zespole)

▪czasu pracy w godzinach nocnych

▪nadgodzin

▪czasu pracy w niedziele i święta

•podsumowanie wyliczenia wyrównania za czas pracy na terytorium "innego kraju";

•szczegółowe rozliczenie podróży służbowej (opcja w oknie wywołania raportu):

•suma kwot pomniejszenia diet/ryczałtów w zależności od wybranych opcji w oknie ustawień programu;

Wyrównanie, należne i wypłacone wynagrodzenie za czas pracy na terytorium innych krajów:
wyliczane jest wg kursu miesięcznego ECB.

Diety i ryczałty za nocleg dla opcji pobierania odcinków i państw docelowych z delegacji:
wyliczane są wg kursu NBP na podstawie daty rozliczenia poszczególnych delegacji.

Diety i ryczałty za nocleg dla opcji pobierania odcinków i państw docelowych z rejestru wjazdów i wyjazdów z terytorium innych krajów:
wyliczane są wg kursu miesięcznego ECB.

Kursy walut są automatycznie pobierane przez program (menu "Dane podstawowe -> [009] Kursy walut").

 
kliknij aby powiększyć / zmniejszyć obraz

Rys. Rejestr czasu pracy na terytorium innych krajów.

5.Pozostałe raporty:

•"[257] Zestawienie rozliczeń na terytorium innych krajów" - zestawienie końcowych wyników rozliczenia wyrównania za czas pracy na terytorium "innego kraju".