Aby utworzyć jedną lub kilka delegacji należy:

1.Wybrać: Kierowcę, Okres od, do - dla jakiego chcemy dodać delegacje, zatwierdzić przyciskiem: .

2.Zaznaczyć opcję: Włącz obsługę delegacji na wykresie.

3.W zależności od potrzeb zaznaczyć/odznaczyć opcje dostępne pod przyciskiem: :

•Pokazuj wjazdy i wyjazdy z terytorium innych krajów - wyświetla/ukrywa wizualizację odcinków pobytu pracownika na terytorium innych krajów (rys. poniżej). W zależności od opcji: W trakcie wyliczania ewidencji pobieraj odcinki i państwa docelowe (z delegacji, z rejestru wjazdów i wyjazdów z terytorium innych krajów) oraz w zależności od zaznaczonego przycisku: (włącz/wyłącz pokazywanie odcinków z rejestru) wyświetlane są odcinki wprowadzone w delegacjach lub odcinki wprowadzone w rejestrze (więcej w poniższym temacie: "Odcinki zagraniczne - inne kraje").

Rys. Widok zapisanej delegacji.

•Schemat numeracji - możliwość wyboru auto-numeracji delegacji.

4.Wyznaczyć postoje, na których kierowca nie był w delegacji:

• - ręczne zaznaczanie odpoczynków - po dokonaniu wyboru (wciśnięty przycisk) kliknij na postojach, które mają być zaznaczone jako: odpoczynek na bazie;

• - automatyczne zaznaczanie odpoczynków - po dokonaniu wyboru program wyświetli okno, w którym należy wybrać i zatwierdzić długość minimalnego postoju z jakiego będzie wyznaczany odpoczynek na bazie;

• - usunięcie wszystkich odpoczynków na bazie;

▪usunięcie pojedynczego odpoczynku: kliknij PPM na odpoczynku do usunięcia i z rozwijanego menu wybierz: Odpoczynek na bazie.

Po wyznaczeniu odpoczynków na bazie program zaznaczy w kolorze czerwonym miejsca, w których wstawi delegację (rys. poniżej).

Rys. Oznaczenie miejsc, w których program wstawi delegację.

5.W zależności od potrzeb za pomocą ikon: , , , lub z rozwijanego menu dodaj inne zdarzenia dla generowanych delegacji.

6.Edycja zaznaczenia delegacji:

•zmiana rozpoczęcia i zakończenia delegacji - kliknij i przytrzymaj lewy przycisk myszy na początku/końcu zaznaczenia i przesuń w wybrane miejsce:

Rys. Edycja zaznaczenia delegacji.

•wyłączenie zaznaczenia - jeśli zaznaczona delegacja nie może zostać wygenerowana można ją wyłączyć. W tym celu kliknij PPM na zaznaczeniu delegacji i z rozwijanego menu wybierz: Pomiń przy tworzeniu delegacji - zaznaczenie zmieni kolor na szary (patrz: rys. poniżej).

Rys. Zaznaczenie pomijane w czasie generowania delegacji.

7.Kliknij: .

Program wygeneruje delegacje pomiędzy zaznaczonymi odpoczynkami na bazie w wybranym okresie czasu.

Delegację można edytować bezpośrednio na wykresie lub otworzyć okno edycji danych delegacji.

1.Edycja bezpośrednio na wykresie:

•zmiana rozpoczęcia i zakończenia delegacji, dodawanie zdarzeń:
podobnie jak podczas generowania nowej delegacji za pomocą myszy można przesuwać początek i koniec delegacji oraz w podobny sposób można dodawać zdarzenia;

•edycja zdarzeń:
kliknij i przytrzymaj lewym przyciskiem myszy na wybranym znaczniku i przesuń go w żądane miejsce.

Rys. Zmiana wyglądu edytowanej delegacji.

2."Okno edycji danych delegacji":
kliknij dwukrotnie lewym przyciskiem myszy na wybranej delegacji, lub:

•kliknij prawym przyciskiem myszy na wybranej delegacji i rozwijanego menu wybierz: Edytuj delegację;

Umożliwia podzielenie delegacji na dwie odrębne delegacje.

W celu rozbicia delegacji kliknij prawym przyciskiem myszy w miejscu podziału delegacji i z rozwijanego menu wybierz: Rozbij delegację.

Pobiera dane do wyznaczenia delegacji, na podstawie których 4Trans wyznacza miejsca wstawienia delegacji (podobnie jak przy dodawaniu delegacji na podstawie "odpoczynków na bazie").

Zaimportowane delegacje będą oznaczone ikoną:

Sprawdza czy państwa noclegu w programie 4Trans są takie same jak pobrane z GBOX Online. Noclegi, które mają różne państwa zostaną wyświetlone w oknie, w którym można wybrać, a następnie zatwierdzić państwo noclegu.

Opcja dostępna w menu  ustawienia.

•Delegacja jest tworzona między pierwszym wyjazdem z i pierwszym wjazdem do bazy (zadeklarowane w GBOX Online miejsce rozpoczęcia/zakończenia delegacji);

•W przypadku kilku wyjazdów z bazy i jednego powrotu do bazy, delegacja rozpoczyna się wraz z pierwszym wyjazdem;

•Wyjazd z bazy/wjazd do bazy, który przypada na odpoczynek lub inną aktywność oznaczoną wpisem manualnym nie jest traktowany jako rozpoczęcie/zakończenie delegacji np.:

ow przypadku, gdy rozpoczęcie delegacji przypada na czas odpoczynku oznaczonego wpisem manualnym, delegacja nie zostanie utworzona jeśli przed jej końcem nie nastąpi wyjazd z bazy w trakcie aktywności automatycznie zarejestrowanej na karcie, innej niż odpoczynek;

ow przypadku, gdy zakończenie delegacji przypada na czas odpoczynku dziennego, delegacja zostanie utworzono dopiero gdy znaleziony zostanie wjazd do bazy w trakcie aktywności automatycznie zarejestrowanej na karcie, innej niż odpoczynek;

•Wpis manualny rozumiany jest jako wpis dokonany przy użyciu tachografu.

- włącz/wyłącz pokazywanie odcinków z rejestru:

przycisk nie wciśnięty - *wyświetla* odcinki zagraniczne wprowadzone w oknie dodawania/edycji delegacji lub na wykresie "[306] tygodniowym"/"[307] miesięcznym". Zgodnie z opcją odcinki te pobierane są do wyliczenia wyrównania do minimalnej danego kraju.   Dodawanie odcinka: Początek odcinka: wstaw znacznik: Wyjazd z Polski lub Zmiana państwa, a następnie w oknie wyboru państwa wskaż państwo. Koniec odcinka: wstaw znacznik: Wjazd do Polski lub Zmiana państwa - dla zmiany państwa wskaż inne państwo niż wskazane w poprzednim kroku.   Edycja odcinka: Kliknij i przytrzymując lewy przycisk myszy przesuń krawędź odcinka (razem ze znacznikiem Wjazdu/wyjazdu z/do Polski lub Zmiana państwa) w żądane miejsce.   Wyłączenie/włączenie odcinka do wyliczenia minimalnej: Kliknij prawym przyciskiem myszy dokładnie na pasku odcinka zagranicznego (rys. poniżej), a następnie z rozwijanego menu wybierz: Uwzględnij minimalną płacę. Rys. Opcja włączenia/wyłączenia odcinka zagranicznego. Po odznaczeniu powyższej opcji odcinek zagraniczny zmieni kolor na szary (rys. poniżej). Rys. Wykluczony odcinek zagraniczny. Usuwanie odcinka: Usuń znacznik (rozwijane menu: "Usuń punkt") umieszczony na początku odcinka zagranicznego.

przycisk wciśnięty - *wyświetla* odcinki zagraniczne wprowadzone w rejestrze: "[253] Wjazdy i wyjazdy z terytorium innych krajów" (odcinki z delegacji są ukrywane); W przypadku opcji pobierania odcinków z delegacji wyświetlanie odcinków z rejestru ma charakter INFORMACYJNY.   Edycja odcinka: Warunkiem koniecznym do zapisania zmian edytowanego odcinka jest: •aby posiadał on znacznik Wjazdu/wyjazdu do/z Polski i/lub Zmiany państwa. Znaczniki można wprowadzić z rozwijanego menu klikając prawym przyciskiem myszy na edytowanym odcinku (opis menu poniżej); •edytowany odcinek z rejestru musi zawierać w granicach delegacji. Dalszy etap edycji przebiega w ten sam sposób jak przy odcinkach zagranicznych z delegacji (patrz opis powyżej). Odcinki zagraniczne, widoczne na wykresie, które nie zawierają się w żadnej delegacji lub nie mają znaczników Wjazdu/wyjazdu z/do Polski i/lub Zmiana państwa zostaną usunięte z rejestru.   Opcje zawarte w odrębnym, rozwijanym menu: •Początek odcinka -> Wstaw "Wyjazd z Polski" / Wstaw "Zmiana państwa" - wstawia odpowiedni znacznik na początku odcinka; •Koniec odcinka -> Wstaw "Wjazd do Polski" / Wstaw "Zmiana państwa" - wstawia odpowiedni znacznik na końcu odcinka. Pozostałe pozycje menu są nieaktywne - pełna funkcjonalność włączona jest dla opcji pobierania odcinków z rejestru: "[253] Wjazdy i wyjazdy z terytorium innych krajów".   Usuwanie odcinka: W tym ustawieniu odcinek zagraniczny "z rejestru" można usunąć jedynie w samym rejestrze: "[253] Wjazdy i wyjazdy z terytorium innych krajów".

W przypadku użycia powyższej opcji z wykresów znika przycisk: .

Dodawanie odcinka:

Odcinek można dodać  

•w rejestrze: "[253] Wjazdy i wyjazdy z terytorium innych krajów"

Edycja odcinka:

Kliknij i przytrzymując lewy przycisk myszy przesuń krawędź odcinka (początek lub koniec) w żądane miejsce.

Wyłączenie/włączenie odcinka do wyliczenia minimalnej:

Nie ma możliwości włączania/wyłączania odcinka zagranicznego. Jeśli odcinek ma być nie wliczany do minimalnej to należy go usunąć z rejestru: "[253] Wjazdy i wyjazdy z terytorium innych krajów".

Usuwanie odcinka:

Odcinek można usunąć za pomocą komendy: Usuń odcinek, zawartej w rozwijanym menu (kliknij prawym przyciskiem myszy na wybranym odcinku) lub w rejestrze: "[253] Wjazdy i wyjazdy z terytorium innych krajów".

Opcje zawarte w odrębnym, rozwijanym menu:

•Początek odcinka -> Wstaw "Wyjazd z Polski" / Wstaw "Zmiana państwa" - wstawia odpowiedni znacznik na początku odcinka;

•Koniec odcinka -> Wstaw "Wjazd do Polski" / Wstaw "Zmiana państwa" - wstawia odpowiedni znacznik na końcu odcinka;

•Zmień państwo odcinka;

•Zmień państwo docelowe odcinka;

•Usuń odcinek.

•zaznaczona opcja: Generuj automatycznie ryczałty za noclegi - przycisk: ;

•godzina rozpoczęcia, zakończenia oraz czas trwania odpoczynku musi się mieścić w granicach określonych w grupie opcji: Noclegi (okno ustawień programu - zakładka: "Delegacje -> Różne").

W zależności od rodzaju zaznaczonej opcji: Ryczałt za nocleg rozliczany wg (Ustawienia -> Delegacje):

•miejsca noclegu - zmiana miejsca noclegu następuje po znaczniku: Zmiana państwa lub ręcznej edycji miejsca noclegu (dwukrotne kliknięcie na fladze państwa);

▪Ustawiaj kraj noclegu automatycznie na podstawie oznaczenia państwa zakończenia i rozpoczęcia dziennego okresu pracy - podobnie jak w powyższej opcji zmiana miejsca noclegu realizowana jest na podstawie oznaczeń na wykresie oraz na podstawie zapisów na karcie kierowcy.

•państwa docelowego - niezależnie od znaczników Zmiana państwa wszystkie miejsca noclegu wyznaczane są na podstawie jednego państwa docelowego;

•wybranego państwa - podobnie jak w powyższej opcji wszystkie miejsca noclegu przyjmowane są na podstawie jednego państwa z tą różnicą, że państwo docelowe wybierane jest w oknie dodawania/edycji delegacji w panelu Opcje dodatkowe (dla opcji "Najniższy ryczałt").

Symbole: i  umożliwiają ustawienie czy za wybrany nocleg ma być naliczony zagraniczny dodatek noclegowy.

W rozwijanym menu, wyświetlonym w wyniku kliknięciu prawym przyciskiem myszy na delegacji dostępna jest pozycja: Rozliczenie szczegółowe, która generuje raport: "Rozliczenie szczegółowe podróży służbowej".