Formularz zgłoszenia pracownika (w języku polskim), który jest delegowany do pracy w Austrii dostępny jest na stronie: "https://www4.formularservice.gv.at/formularserver/user/formular.aspx?pid=fe66cedb506e495c94b3e826701443e5&pn=B461f73088ab946fe9bd1d1cce573d81a&lang=pl".

 

Wyrównanie do minimalnej krajowej za czas pracyC na terytorium Austrii można wyliczyć w następujący sposób:

1.W oknie dodawania/edycji pracownika (menu: "Dane podstawowe -> [005] Pracownicy") w zakładce: "Ustawienia inne kraje":

wybierz na podstawie jakiej daty program ma wyliczać staż pracy: Daty pierwszej umowy czy dowolnie wpisanej Daty (rys. poniżej);

dla opcji: Rozliczaj pracę na terytorium Austrii wg (rys. poniżej) wybierz odpowiedni rodzaj wykonywanego transportu (Przewóz rzeczy lub Przewóz osób: -> Regularny lub Okazjonalny):

kliknij aby powiększyć / zmniejszyć obraz

Rys. Okno dodawania/edycji pracownika.

zaznaczenie opcji dla wielu kierowców: zaznacz kierowców, a następnie z rozwijanego menu wybierz: Zmień dane dla zaznaczonych rekordów:

Licz staż pracy na terytorium Austrii wg, w kolejnym oknie wybierz datę;

Rozliczaj pracę na terytorium Austrii wg, w kolejnym oknie wybierz odpowiedni rodzaj wykonywanego transportu.

2.W oknie dodawania/edycji umowy o pracę/innej umowy (menu: "Dane podstawowe -> [005] Pracownicy" -> dodaj lub otwórz do edycji wybranego pracownika, przejdź do zakładki "Umowy", a następnie w zakładce: "Umowa o pracę"/"Inne umowy" otwórz do edycji lub dodaj nową umowę):

a)w zakładce: Inne kraje dostępna jest opcja: Naliczaj dodatek za uciążliwą pracę w przewozie osób (rys. poniżej), którą należy zaznaczyć jeśli kierowca spełnia jeden z poniższych warunków (w przypadku przewozu osób):

Kierowca prowadzący autobus z przyczepą lub autobus wyposażony w więcej niż 50 miejsc siedzących (z wyłączeniem siedzenia kierowcy) wzgl. którego długość całkowita wynosi ponad 10,90 m lub kierowca zatrudniony w transporcie liniowym w przedsiębiorstwie jednoosobowym;

Kierowca prowadzący autobus o całkowitej długości ponad 13 metrów, autobus przegubowy lub autobus piętrowy;

b)w tej samej zakładce w tabeli Naliczaj należne wynagrodzenie minimalne za czas pracy na terytorium innych krajów wg stawek zaznacz: Austria (rys. poniżej).

kliknij aby powiększyć / zmniejszyć obraz

Rys. Okno dodawania/edycji umowy o pracę.

edycja stawki i zaliczki - kliknij dwukrotnie lewym przyciskiem myszy na wierszu z nazwą kraju - program otworzy okno edycji, w którym można zmienić stawkę oraz wprowadzić kwotę zaliczki;

Zaliczka jest automatycznie uwzględniana podczas wyliczenia wyrównania za pracę na terytorium innych krajów.
Opcja: Obniżaj zaliczkę (zastosuj pomniejszenia z zakładki ryczałty) będzie aktywna po wprowadzeniu kwoty zaliczki.

 

wynagrodzenie minimalne - przyjmuje kwotę minimalnego wynagrodzenia, w zależności od wybranej grupy zawodowej - stawki, dla każdej grupy, określone są na liście: "Minimalne stawki wynagrodzenia w innych krajach" (menu: "Rozliczenia");

Obowiązuje kilka stawek minimalnych, które uzależnione są od grupy przypisanej kierowcy (więcej w temacie "Regulamin wynagrodzenia i dodatków").

 

zaznaczenie opcji/edycja stawki dla wielu kierowców:

wróć do zakładki z listą pracowników;

przy pomocy klawisza lub i lewego przycisku myszy zaznacz wybranych pracowników ( - zaznaczenie wszystkich pracowników);

kliknij prawym przyciskiem myszy aby wyświetlić rozwijane menu;

w menu wybierz: Zmień dane dla zaznaczonych rekordów -> Modyfikuj aktualną umowę -> Dodatek za czas pracy na terytorium innego kraju;

program wyświetli tabelę - zaznacz odpowiedni kraj, a następnie kliknij dwukrotnie lewym przyciskiem myszy, aby otworzyć okno edycji stawki dla wyrównania;

jeśli nie zrobiłeś tego wcześniej - uzupełnij pozostałe składniki wynagrodzenia.

Inne umowy:

Istnieje możliwość naliczania dodatku za czas pracy na terytorium innych krajów dla innych rodzajów umów (umowa zlecenie, działalność gospodarcza itp.) - zakładka "Inne umowy" okna dodawania/edycji umowy.

UWAGA - w okresie obowiązywania innej umowy dodatek za czas pracy na terytorium innych krajów wyliczany jest tylko na podstawie zapisów pobranych z kart kierowcy / wykresówki (wyliczenie w oknie ewidencji czasu pracy jest pomijane).

 

3.W menu: "Rozliczenia -> Minimalna stawka dzienna w innych krajach" dostępne są stawki wyżywienia/kwoty diety oraz stawki wszystkich dodatków za pracę na terytorium Austrii, które można edytować.

4.Upewnij się czy masz kompletne dane pobrane z karty kierowcy i/lub zeskanowane z wykresówek w rozliczanym okresie czasu.

PRZYPOMINAMY...
Dla prawidłowego rozliczenia wybranego miesiąca konieczne jest posiadanie danych z karty kierowcy i/lub zeskanowanych wykresówek oraz:
- dla wariantu 1 - delegacji;
- dla wariantu 2 - dodanych/zaimportowanych odcinków wjazdów i wyjazdów z terytorium innych krajów;
z całego miesiąca *plus* co najmniej pierwszy dzień następnego miesiąca (opis uzasadnienia znajduje się w temacie: "Dane z pierwszego dnia następnego miesiąca").

 

5.W oknie ustawień programu w zakładce: "Rozliczenia"-> "Minimalne wynagrodzenie - inne kraje"(menu: "Dane podstawowe -> Ustawienia") zawarte są opcje mające bezpośredni wpływ na wyliczenie wyrównania do minimalnej krajowej (więcej w temacie: "Minimalne wynagrodzenie - inne kraje").
Zwróć szczególną uwagę na opcję: W trakcie wyliczania ewidencji pobieraj odcinki i państw docelowe, ponieważ ona decyduje o formie wprowadzania tzw. odcinków zagranicznych (więcej w dalszej części tutoriala).
Zachęcamy do przejrzenia pozostałych opcji - zalecamy skorzystanie z domyślnych ustawień programu ().

kliknij aby powiększyć / zmniejszyć obraz

Rys. Okno ustawień programu.

Wariant I - Pobieranie odcinków bezpośrednio z delegacji

 

w oknie ustawień programu "Rozliczenia" -> "Minimalne wynagrodzenie - inne kraje" dla opcji: W trakcie wyliczenia ewidencji pobieraj odcinki i państwa docelowe wybierz: z delegacji.

Dla wybranych kierowców w rozliczanym okresie czasu (plus następna doba) wprowadź delegacje do programu (menu: "Rozliczenia -> [301] Delegacje) - zwróć uwagę na to, czy prawidłowo zaznaczyłeś wjazdy/wyjazdy na/z terytorium Państwo (zdarzenia: wyjazd z Polski, zmiana państwa, wjazd do Polski).

Każde zdarzenie/odcinek zagraniczny, który ma być pobrany do wyliczenia wyrównania musi mieć zaznaczoną opcję: Uwzględnij minimalną płacę (menu: "Rozliczenia -> [301] Delegacje", dodaj nową lub edytuj istniejącą delegację, przejdź do części okna zawierającej pozycje delegacji) lub zaznaczoną pozycję o tej samej nazwie w rozwijanym menu dla wybranego odcinka zagranicznego delegacji utworzonej na wykresie "[306] tygodniowym" lub "[307] miesięcznym" (menu: "Rozliczenia").

 

 

 

Wariant II - Pobieranie odcinków z rejestru wjazdów i wyjazdów z terytorium innych krajów

 

w oknie ustawień programu "Rozliczenia" -> "Minimalne wynagrodzenie - inne kraje" dla opcji: W trakcie wyliczenia ewidencji pobieraj odcinki i państwa docelowe wybierz: z rejestru wjazdów i wyjazdów z terytorium innych krajów. W dalszej kolejności musisz zdecydować wg jakiej opcji mają być wyznaczane ryczałty za nocleg:

noclegi wg państwa odcinka zagranicznego - niezależnie od wybranego (lub braku) państwa docelowego w czasie pobytu na terytorium innych krajów ryczałt za nocleg rozliczany jest wg państwa wybranego w kolumnie: Państwo odcinka zagranicznego;

noclegi wg państwa docelowego z rejestru - w czasie pobytu na terytorium innych krajów ryczałt za nocleg rozliczany jest wg państwa docelowego.

W oknie Wjazdy i wyjazdy z terytorium innych krajów (menu: "Rozliczenia") dodaj odcinki pobytu na terytorium wybranego kraju dla rozliczanego pracownika/pracowników. Odcinki można wprowadzić w następujący sposób:

bezpośrednio w programie — kliknij na ikonie: znajdującej się w pasku narzędziowym listy, a następnie wypełnij dane w rubrykach (rys. poniżej);

Odcinek, który ma zaznaczoną opcje:  Tak w kolumnie: Uwzględnij wyrównanie do minimalnej płacy będzie uwzględniony podczas wyliczenia wyrównania, w przeciwnym przypadku odcinek zostanie pominięty.

Odcinki wjazdów i wyjazdów rozpoznawane są na podstawie Państwa odcinka zagranicznego.

 

 

kliknij aby powiększyć / zmniejszyć obraz

Rys. Dodawanie odcinków pobytu w innych krajach.

 

zaimportować z pliku csv, xls lub xlsx - kliknij: , wskaż pliki, wybierz: ;

W oknie importu dostępne są przyciski, za pomocą których można pobrać wzorcowy lub przykładowy plik importu - więcej w temacie: "Wjazdy i wyjazdy z terytorium innych krajów")

Importu wielu plików jednocześnie dla różnych kierowców:
W oknie wyboru pliku przytrzymując klawisz zaznacz za pomocą lewego przycisku myszy wybrane pliki (- zaznacza wszystkie pliki).

 

zaimportować z pliku xml - kliknij: , wskaż plik, wybierz: ;

Opcja dla zaawansowanych użytkowników programu 4Trans.

Struktura importowanego pliku xml dostępna jest

 

zaimportować z delegacji - zanim klikniesz: przeczytaj poniższe uwagi - wybierz okres, zaznacz pracowników, kliknij: .

Metoda niezalecana - stosuj ją tylko w szczególnych przypadkach. Zamiast tej metody zalecamy korzystanie z opcji: W trakcie wyliczania ewidencji pobieraj odcinki i państwa docelowe -> z delegacji (opis w dalszej części tutoriala).

WAŻNE! Odcinki wprowadzone ręcznie lub pobrane z pliku (csv, xls, xlsx, xml) zawierające się w importowanym okresie zostaną usunięte/zaktualizowane na odcinki pobrane z delegacji.

 

 

 

 

Wariant pomniejszania wyrównania o diety i/lub ryczałty za nocleg

 

Zarówno dla Wariantu I jak i dla Wariantu II do kwoty wyrównania za pracę na terytorium Austrii można dodać dietę austriacką i/lub austriacki dodatek noclegowy, a następnie od tej kwoty wyrównania odjąć koszty diet i/lub koszty ryczałtów za nocleg wyliczonych wg polskich przepisów.

W tym celu niezależnie od wybranego wariantu pobierania odcinków, w zależności od potrzeb, zaznacz w oknie ustawień programu (menu: "Dane podstawowe -> [014] Ustawienia", grupa: "Rozliczenia" -> "Minimalne wynagrodzenie - inne kraje") w zakładce: Austria następujące opcje:

 

6.Dalsza część ustawień dedykowanych dla Austrii umożliwia wybranie, które z austriackich i polskich składników wynagrodzenia mają być brane pod uwagę podczas wyliczenia wyrównania do minimalnej krajowej:

austriackie składniki, wynikające z austriackiego dokumentu: Układ Zbiorowy Dla Branży Transportu, podwyższają minimalne wynagrodzenie;

polskie składniki są odejmowane, czyli obniżają minimalne austriackie wynagrodzenie.

7.Przechodzimy do wyliczenia godzin pracy na terytorium Austrii uwzględniającego opcje pomniejszania wyrównania do minimalnej krajowej o diety i/lub ryczałty za nocleg w delegacji oraz inne dodatki (menu: "Rozliczenia -> [201] Ewidencja czasu pracy"):

wybierz rok, miesiąc, kierowcę, a następnie kliknij .

kliknij aby powiększyć / zmniejszyć obraz

Rys. Ewidencja czasu pracy.

Odcinki czasu pracy pobierane z rejestru wjazdów i wyjazdów z terytorium innych krajów:
Za każdym razem gdy zmienisz (dodasz) wjazdy i wyjazdy z terytorium innych krajów wylicz ponownie ewidencję czasu pracy.

Odcinki czasu pracy pobierane z delegacji:
Każda zmiana lub wprowadzenie nowej delegacji wymaga ponownego wyliczenia ewidencji czasu pracy.

 

8.Na wydruku: "Przeliczenie miesięcznej karty pracownika" (okno ewidencji miesięcznej - przycisk: ) program automatycznie wyliczy i wyświetli wyrównanie za czas pracy na terytorium innych krajów.

Pomimo wykazania godzin pracy na terytorium innego kraju wyrównanie nie będzie wyświetlane w następujących sytuacjach:
- jeśli stawka zaszeregowania będzie większa lub równa "minimalnej krajowej" określonej w przepisach danego kraju;
i/lub
- jeśli kwota polskich diet/ryczałtów za nocleg z delegacji przekroczy lub będzie równa "minimalnej krajowej" (w zależności od opcji programu);
i/lub
- jeśli kwota zaliczki za czas pracy (menu: "Dane podstawowe -> [005] Pracownicy", zakładka "Stawki porównawcze i urlopy" okna dodawania/edycji umowy o pracę) będzie większa od stawki wyrównania do minimalnego wynagrodzenia.

 

kliknij aby powiększyć / zmniejszyć obraz

Rys. Przeliczenie miesięcznej karty pracy.

9.Szczegółowe rozliczenie wyrównania/pomniejszenia wynagrodzenia za czas pracy na terytorium innych krajów dostępne jest w raporcie: Rejestr czasu pracy na terytorium innych krajów (menu: "Raporty" -> "Rozliczenia"), który zawiera następujące dane:

zestawienie wjazdów i wyjazdów na/z terytorium "innego kraju";

zestawienie czasu pracy;

podsumowanie wyliczenia wyrównania za czas pracy na terytorium "innego kraju";

szczegółowe rozliczenie podróży służbowej (opcja w oknie wywołania raportu):

suma kwot pomniejszenia diet/ryczałtów w zależności od wybranych opcji w oknie ustawień programu;

wypłacone składniki polskiego wynagrodzenia w wykazanych okresach - opcja: Drukuj szczegóły (tylko Francja i Austria);

Wyrównanie, należne i wypłacone wynagrodzenie za czas pracy na terytorium innych krajów:
wyliczane jest wg kursu miesięcznego ECB.

Diety i ryczałty za nocleg dla opcji pobierania odcinków i państw docelowych z delegacji:
wyliczane są wg kursu NBP na podstawie daty rozliczenia poszczególnych delegacji.

Diety i ryczałty za nocleg dla opcji pobierania odcinków i państw docelowych z rejestru wjazdów i wyjazdów z terytorium innych krajów:
wyliczane są wg kursu miesięcznego ECB.

Kursy walut są automatycznie pobierane przez program (menu "Dane podstawowe -> [009] Kursy walut").

 

Rys. Rejest czasu pracy na terytorium innych krajów

Rys. Rejest czasu pracy na terytorium innych krajów

10.Pozostałe raporty:

"[257] Zestawienie rozliczeń na terytorium innych krajów" - zestawienie końcowych wyników rozliczenia wyrównania za czas pracy na terytorium "innego kraju".