Formularz zgłoszenia pracownika, który jest delegowany do pracy w Niemczech dostępny jest na stronie: "http://www.zoll.de" - rubryka "Dienste und Datenbanken" lub bezpośrednio na stronie: "https://www.meldeportal-mindestlohn.de".

 

Wyrównanie do minimalnej krajowej za czas pracy na terytorium Niemiec można wyliczyć w następujący sposób:

1.W oknie dodawania/edycji umowy (menu: "Dane podstawowe -> [005] Pracownicy" -> dodaj lub otwórz do edycji wybranego pracownika, przejdź do zakładki "Umowy", otwórz do edycji lub dodaj nową umowę o pracę lub inną umowę, a następnie w zakładce "Inne kraje", w tabeli Naliczaj należne wynagrodzenie minimalne za czas pracy na terytorium innych krajów wg stawek zaznacz odpowiedni kraj (rys. poniżej).

kliknij aby powiększyć / zmniejszyć obraz

Rys. Okno dodawania/edycji umowy o pracę.

•edycja stawki i zaliczki - kliknij dwukrotnie lewym przyciskiem myszy na wierszu z nazwą kraju - program otworzy okno edycji, w którym można zmienić stawkę oraz wprowadzić kwotę zaliczki;

Zaliczka jest automatycznie uwzględniana podczas wyliczenia wyrównania za pracę na terytorium innych krajów.
Opcja: Obniżaj zaliczkę (zastosuj pomniejszenia z zakładki ryczałty) będzie aktywna po wprowadzeniu kwoty zaliczki.

 

▪wynagrodzenie minimalne - przyjmuje kwotę minimalnego wynagrodzenia (ogólna płaca minimalna) określoną na liście: "Minimalne stawki wynagrodzenia w innych krajach" (menu: "Rozliczenia").

•zaznaczenie opcji/edycja stawki dla wielu kierowców:

▪wróć do zakładki z listą pracowników;

▪przy pomocy klawisza lub i lewego przycisku myszy zaznacz wybranych pracowników ( - zaznaczenie wszystkich pracowników);

▪kliknij prawym przyciskiem myszy aby wyświetlić rozwijane menu;

▪w menu wybierz: Zmień dane dla zaznaczonych rekordów -> Modyfikuj aktualną umowę -> Dodatek za czas pracy na terytorium innego kraju;

▪program wyświetli tabelę - zaznacz odpowiedni kraj, a następnie kliknij dwukrotnie lewym przyciskiem myszy, aby otworzyć okno edycji stawki dla wyrównania;

•jeśli nie zrobiłeś tego wcześniej - uzupełnij pozostałe składniki wynagrodzenia.

Inne umowy:

Istnieje możliwość naliczania dodatku za czas pracy na terytorium innych krajów dla innych rodzajów umów (umowa zlecenie, działalność gospodarcza itp.) - zakładka "Inne umowy" okna dodawania/edycji umowy.

UWAGA - w okresie obowiązywania innej umowy dodatek za czas pracy na terytorium innych krajów wyliczany jest tylko na podstawie zapisów pobranych z kart kierowcy / wykresówki (wyliczenie w oknie ewidencji czasu pracy jest pomijane).

 

2.W menu: "Rozliczenia -> Minimalna stawka dzienna w innych krajach" dostępna jest Stawka wyżywienia/Kwota diety/Stawka za nocleg, które można edytować.

3.Upewnij się czy masz kompletne dane pobrane z karty kierowcy i/lub zeskanowane z wykresówek w rozliczanym okresie czasu.

PRZYPOMINAMY...
Dla prawidłowego rozliczenia wybranego miesiąca konieczne jest posiadanie danych z karty kierowcy i/lub zeskanowanych wykresówek oraz:
- dla wariantu 1 - delegacji;
- dla wariantu 2 - dodanych/zaimportowanych odcinków wjazdów i wyjazdów z terytorium innych krajów;
z całego miesiąca *plus* co najmniej pierwszy dzień następnego miesiąca (opis uzasadnienia znajduje się w temacie: "Dane z pierwszego dnia następnego miesiąca").

 

4.W oknie ustawień programu w zakładce: "Rozliczenia"-> "Minimalne wynagrodzenie - inne kraje"(menu: "Dane podstawowe -> Ustawienia") zawarte są opcje mające bezpośredni wpływ na wyliczenie wyrównania do minimalnej krajowej (więcej w temacie: "Minimalne wynagrodzenie - inne kraje").
Zwróć szczególną uwagę na opcję: W trakcie wyliczania ewidencji pobieraj odcinki i państw docelowe, ponieważ ona decyduje o formie wprowadzania tzw. odcinków zagranicznych (więcej w dalszej części tutoriala).
Zachęcamy do przejrzenia pozostałych opcji - zalecamy skorzystanie z domyślnych ustawień programu ().

kliknij aby powiększyć / zmniejszyć obraz

Rys. Okno ustawień programu.

Wariant I - Pobieranie odcinków bezpośrednio z delegacji

 

•w oknie ustawień programu "Rozliczenia" -> "Minimalne wynagrodzenie - inne kraje" dla opcji: W trakcie wyliczenia ewidencji pobieraj odcinki i państwa docelowe wybierz: z delegacji.

Dla wybranych kierowców w rozliczanym okresie czasu (plus następna doba) wprowadź delegacje do programu (menu: "Rozliczenia -> [301] Delegacje) - zwróć uwagę na to, czy prawidłowo zaznaczyłeś wjazdy/wyjazdy na/z terytorium Państwo (zdarzenia: wyjazd z Polski, zmiana państwa, wjazd do Polski).

Każde zdarzenie/odcinek zagraniczny, który ma być pobrany do wyliczenia wyrównania musi mieć zaznaczoną opcję: Uwzględnij minimalną płacę (menu: "Rozliczenia -> [301] Delegacje", dodaj nową lub edytuj istniejącą delegację, przejdź do części okna zawierającej pozycje delegacji) lub zaznaczoną pozycję o tej samej nazwie w rozwijanym menu dla wybranego odcinka zagranicznego delegacji utworzonej na wykresie "[306] tygodniowym" lub "[307] miesięcznym" (menu: "Rozliczenia").

 

 

 

Wariant II - Pobieranie odcinków z rejestru wjazdów i wyjazdów z terytorium innych krajów

 

•w oknie ustawień programu "Rozliczenia" -> "Minimalne wynagrodzenie - inne kraje" dla opcji: W trakcie wyliczenia ewidencji pobieraj odcinki i państwa docelowe wybierz: z rejestru wjazdów i wyjazdów z terytorium innych krajów. W dalszej kolejności musisz zdecydować wg jakiej opcji mają być wyznaczane ryczałty za nocleg:

▪noclegi wg państwa odcinka zagranicznego - niezależnie od wybranego (lub braku) państwa docelowego w czasie pobytu na terytorium innych krajów ryczałt za nocleg rozliczany jest wg państwa wybranego w kolumnie: Państwo odcinka zagranicznego;

▪noclegi wg państwa docelowego z rejestru - w czasie pobytu na terytorium innych krajów ryczałt za nocleg rozliczany jest wg państwa docelowego.

W oknie Wjazdy i wyjazdy z terytorium innych krajów (menu: "Rozliczenia") dodaj odcinki pobytu na terytorium wybranego kraju dla rozliczanego pracownika/pracowników. Odcinki można wprowadzić w następujący sposób:

•bezpośrednio w programie — kliknij na ikonie: znajdującej się w pasku narzędziowym listy, a następnie wypełnij dane w rubrykach (rys. poniżej);

Odcinek, który ma zaznaczoną opcje:  Tak w kolumnie: Uwzględnij wyrównanie do minimalnej płacy będzie uwzględniony podczas wyliczenia wyrównania, w przeciwnym przypadku odcinek zostanie pominięty.

Odcinki wjazdów i wyjazdów rozpoznawane są na podstawie Państwa odcinka zagranicznego.

 

 

kliknij aby powiększyć / zmniejszyć obraz

Rys. Dodawanie odcinków pobytu w innych krajach.

 

•zaimportować z pliku csv, xls lub xlsx - kliknij: , wskaż pliki, wybierz: ;

W oknie importu dostępne są przyciski, za pomocą których można pobrać wzorcowy lub przykładowy plik importu - więcej w temacie: "Wjazdy i wyjazdy z terytorium innych krajów")

Importu wielu plików jednocześnie dla różnych kierowców:
W oknie wyboru pliku przytrzymując klawisz zaznacz za pomocą lewego przycisku myszy wybrane pliki (- zaznacza wszystkie pliki).

 

•zaimportować z pliku xml - kliknij: , wskaż plik, wybierz: ;

Opcja dla zaawansowanych użytkowników programu 4Trans.

Struktura importowanego pliku xml dostępna jest

 

•zaimportować z delegacji - zanim klikniesz: przeczytaj poniższe uwagi - wybierz okres, zaznacz pracowników, kliknij: .

Metoda niezalecana - stosuj ją tylko w szczególnych przypadkach. Zamiast tej metody zalecamy korzystanie z opcji: W trakcie wyliczania ewidencji pobieraj odcinki i państwa docelowe -> z delegacji (opis w dalszej części tutoriala).

WAŻNE! Odcinki wprowadzone ręcznie lub pobrane z pliku (csv, xls, xlsx, xml) zawierające się w importowanym okresie zostaną usunięte/zaktualizowane na odcinki pobrane z delegacji.

 

 

 

 

Wariant pomniejszania wyrównania o diety i/lub ryczałty za nocleg

 

Zarówno dla Wariantu I jak i dla Wariantu II od kwoty wyrównania za pracę na terytorium Niemiec można odjąć koszt diet i/lub koszt ryczałtów za nocleg.

W tym celu niezależnie od wybranego wariantu pobierania odcinków w zależności od potrzeb zaznacz w oknie ustawień programu (menu: "Dane podstawowe -> Ustawienia", grupa: "Rozliczenia" -> "Minimalne wynagrodzenie - inne kraje") w zakładce: Niemcy następujące opcje:

Sposób wyznaczania diet uzależniony jest od zaznaczonej opcji (W trakcie wyliczania ewidencji pobieraj odcinki i państwa docelowe):

•wariant I "z delegacji" - diety wyznaczane są na podstawie odcinków "niemieckich" pobranych z delegacji wg kursu NBP (na PLN) na podstawie daty rozliczenia delegacji, a następnie przeliczane są na euro wg kursu miesięcznego ECB;

•wariant II "z rejestru wjazdów i wyjazdów z terytorium innych krajów" - kwoty za diety obliczane są dla państwa docelowego wg kursu miesiecznego ECB.

Kursy miesięczne ECB zdefiniowane są oknie: "[009] Kursy walut" (menu: "Dane podstawowe").

 

Pomniejsz dietę o kwotę wg stawki na niemieckie ubezpieczenie społeczne (SvEV)

Po zaznaczeniu tej opcji od kwoty diety odejmowana jest kwota Stawki wyżywienia, która zdefiniowana jest w rejestrze: "Minimalna stawka dzienna w innych krajach".

Zgodnie z niemiecką ustawą: "Sozialversicherungsentgeltverordnung - SvEV" od kwoty diet należy odliczyć najniższą miesięczną kwotę na wyżywienie wymienioną w ustawie. W programie stawka wyżywienia przyjęta jest jako 1/30 miesięcznej kwoty.

Kwota diety pomniejszana jest proporcjonalnie o kwotę stawki wyżywienia, czyli od 1,5 diety odejmowane jest 1,5 stawki wyżywienia.

 

 

Sposób wyznaczania ryczałtów za nocleg uzależniony jest od zaznaczonej opcji (W trakcie wyliczania ewidencji pobieraj odcinki i państwa docelowe):

•wariant I "z delegacji" - kwoty ryczałtów za nocleg, podobnie jak diety, wyznaczane są na podstawie odcinków "niemieckich" pobranych z delegacji wg kursu NBP (na PLN) na podstawie daty rozliczenia delegacji, a następnie przeliczane są na euro wg kursu miesięcznego ECB;

•wariant II "z rejestru wjazdów i wyjazdów z terytorium innych krajów" - ryczałty za nocleg wyznaczane są wg państwa wybranego w opcji: noclegi w państwa odcinka zagranicznego lub noclegi wg państwa docelowego z rejestru. Kwoty za ryczałty obliczane są wg kursu miesięcznego ECB.

Kursy miesięczne ECB zdefiniowane są oknie: "[009] Kursy walut" (menu: "Dane podstawowe").

 

Domyślnie pomniejsz o kwotę wg stawki na niemieckie ubezpieczenie społeczne (SvEV)

W wyniku zaznaczenia tej opcji od kwoty ryczałtu za nocleg będzie odejmowana kwota Stawki za nocleg, która zdefiniowana jest rejestrze: "Minimalna stawka dzienna w innych krajach" na niemieckie ubezpieczenie społeczne (SvEV). Poniższe opcje umożliwiają wybór, od których ryczałtów należy odjąć kwotę stawki za nocleg:

•wszystkie ryczałty za noclegi;

LUB:

•ryczałty za noclegi odebrane w trakcie odpoczynków trwających co najmniej (24:00 - 99:59) godzin;

Zgodnie z niemiecką ustawą: "Sozialversicherungsentgeltverordnung - SvEV" od kwoty ryczałtów za nocleg należy odliczyć najniższą miesięczną kwotę na zakwaterowanie wymienioną w ustawie. W programie stawka za nocleg przyjęta jest jako 1/30 miesięcznej kwoty.

Na "[306] wykresie tygodniowym" lub w "oknie dodawania/edycji delegacji" można dowolnie wybrać/zaznaczyć, który z ryczałtów za nocleg ma być pomniejszony o niemieckie ubezpieczenie społeczne.

 

 

Zawiera listę polskich składników wynagrodzenia, które, po zaznaczeniu będą obniżać wyrównanie do płacy minimalnej.

 

 

 

5.Przechodzimy do wyliczenia godzin pracy na terytorium innych krajów uwzględniającego opcje pomniejszania wyrównania do minimalnej krajowej o diety i/lub ryczałty za nocleg w delegacji (menu: "Rozliczenia -> [201] Ewidencja czasu pracy"):

•wybierz rok, miesiąc, kierowcę, a następnie kliknij .

kliknij aby powiększyć / zmniejszyć obraz

Rys. Ewidencja czasu pracy.

Odcinki czasu pracy pobierane z rejestru wjazdów i wyjazdów z terytorium innych krajów:
Za każdym razem gdy zmienisz (dodasz) wjazdy i wyjazdy z terytorium innych krajów wylicz ponownie ewidencję czasu pracy.

Odcinki czasu pracy pobierane z delegacji:
Każda zmiana lub wprowadzenie nowej delegacji wymaga ponownego wyliczenia ewidencji czasu pracy.

 

6.Na wydruku: "Przeliczenie miesięcznej karty pracownika" (okno ewidencji miesięcznej - przycisk: ) program automatycznie wyliczy i wyświetli wyrównanie za czas pracy na terytorium innych krajów.

Pomimo wykazania godzin pracy na terytorium innego kraju wyrównanie nie będzie wyświetlane w następujących sytuacjach:
- jeśli stawka zaszeregowania będzie większa lub równa "minimalnej krajowej" określonej w przepisach danego kraju;
i/lub
- jeśli kwota polskich diet/ryczałtów za nocleg z delegacji przekroczy lub będzie równa "minimalnej krajowej" (w zależności od opcji programu);
i/lub
- jeśli kwota zaliczki za czas pracy (menu: "Dane podstawowe -> [005] Pracownicy", zakładka "Stawki porównawcze i urlopy" okna dodawania/edycji umowy o pracę) będzie większa od stawki wyrównania do minimalnego wynagrodzenia.

 
kliknij aby powiększyć / zmniejszyć obraz

Rys. Przeliczenie miesięcznej karty pracy.

7.Szczegółowe rozliczenie wyrównania/pomniejszenia wynagrodzenia za czas pracy na terytorium innych krajów dostępne jest w raporcie: Rejestr czasu pracy na terytorium innych krajów (menu: "Raporty" -> "Rozliczenia"), który zawiera następujące dane:

•zestawienie wjazdów i wyjazdów na/z terytorium "innego kraju";

•zestawienie czasu pracy;

•podsumowanie wyliczenia wyrównania za czas pracy na terytorium "innego kraju";

•szczegółowe rozliczenie podróży służbowej (opcja w oknie wywołania raportu):

▪suma kwot pomniejszenia diet/ryczałtów w zależności od wybranych opcji w oknie ustawień programu;

Wyrównanie, należne i wypłacone wynagrodzenie za czas pracy na terytorium innych krajów:
wyliczane jest wg kursu miesięcznego ECB.

Diety i ryczałty za nocleg dla opcji pobierania odcinków i państw docelowych z delegacji:
wyliczane są wg kursu NBP na podstawie daty rozliczenia poszczególnych delegacji.

Diety i ryczałty za nocleg dla opcji pobierania odcinków i państw docelowych z rejestru wjazdów i wyjazdów z terytorium innych krajów:
wyliczane są wg kursu miesięcznego ECB.

Kursy walut są automatycznie pobierane przez program (menu "Dane podstawowe -> [009] Kursy walut").

 
kliknij aby powiększyć / zmniejszyć obraz

Rys. Rejestr czasu pracy na terytorium innych krajów.

8.Pozostałe raporty:

•"[257] Zestawienie rozliczeń na terytorium innych krajów" - zestawienie końcowych wyników rozliczenia wyrównania za czas pracy na terytorium "innego kraju".

•"[256] Zestawienie czasu pracy na terytorium Niemiec (umowy o pracę)" - zestawienie wyników wyliczenia należnego wynagrodzenia minimalnego, wypłaconego wynagrodzenia, zaliczki, świadczeń z tytułu podróży służbowych oraz wyrównania za czas pracy na terytorium "innego kraju". Raport wyświetla wyniki tylko dla okresów umowy o pracę zawartych w okresie generowania raportu;