Formularz zgłoszenia pracownika, który jest delegowany do pracy w Niemczech dostępny jest na stronie: "http://www.zoll.de" - rubryka "Dienste und Datenbanken" lub bezpośrednio na stronie: "https://www.meldeportal-mindestlohn.de".

 

Wyrównanie do minimalnej krajowej za czas pracy na terytorium Niemiec można wyliczyć w następujący sposób:

1.W oknie dodawania/edycji umowy (menu: "Dane podstawowe -> [005] Pracownicy" -> dodaj lub otwórz do edycji wybranego pracownika, przejdź do zakładki "Umowy", otwórz do edycji lub dodaj nową umowę o pracę lub inną umowę, a następnie w zakładce "Inne kraje", w tabeli Naliczaj należne wynagrodzenie minimalne za czas pracy na terytorium innych krajów wg stawek zaznacz odpowiedni kraj (rys. poniżej).

kliknij aby powiększyć / zmniejszyć obraz

Rys. Okno dodawania/edycji umowy o pracę.

edycja stawki i zaliczki - kliknij dwukrotnie lewym przyciskiem myszy na wierszu z nazwą kraju - program otworzy okno edycji, w którym można zmienić stawkę oraz wprowadzić kwotę zaliczki;

Zaliczka jest automatycznie uwzględniana podczas wyliczenia wyrównania za pracę na terytorium innych krajów.
Opcja: Obniżaj zaliczkę (zastosuj pomniejszenia z zakładki ryczałty) będzie aktywna po wprowadzeniu kwoty zaliczki.

 

wynagrodzenie minimalne - przyjmuje kwotę minimalnego wynagrodzenia (ogólna płaca minimalna) określoną na liście: "Minimalne stawki wynagrodzenia w innych krajach" (menu: "Rozliczenia").

zaznaczenie opcji/edycja stawki dla wielu kierowców:

wróć do zakładki z listą pracowników;

przy pomocy klawisza lub i lewego przycisku myszy zaznacz wybranych pracowników ( - zaznaczenie wszystkich pracowników);

kliknij prawym przyciskiem myszy aby wyświetlić rozwijane menu;

w menu wybierz: Zmień dane dla zaznaczonych rekordów -> Modyfikuj aktualną umowę -> Dodatek za czas pracy na terytorium innego kraju;

program wyświetli tabelę - zaznacz odpowiedni kraj, a następnie kliknij dwukrotnie lewym przyciskiem myszy, aby otworzyć okno edycji stawki dla wyrównania;

jeśli nie zrobiłeś tego wcześniej - uzupełnij pozostałe składniki wynagrodzenia.

Inne umowy:

Istnieje możliwość naliczania dodatku za czas pracy na terytorium innych krajów dla innych rodzajów umów (umowa zlecenie, działalność gospodarcza itp.) - zakładka "Inne umowy" okna dodawania/edycji umowy.

UWAGA - w okresie obowiązywania innej umowy dodatek za czas pracy na terytorium innych krajów wyliczany jest tylko na podstawie zapisów pobranych z kart kierowcy / wykresówki (wyliczenie w oknie ewidencji czasu pracy jest pomijane).

 

2.W menu: "Rozliczenia -> Minimalna stawka dzienna w innych krajach" dostępna jest Stawka wyżywienia/Kwota diety/Stawka za nocleg, które można edytować.

3.Upewnij się czy masz kompletne dane pobrane z karty kierowcy i/lub zeskanowane z wykresówek w rozliczanym okresie czasu.

PRZYPOMINAMY...
Dla prawidłowego rozliczenia wybranego miesiąca konieczne jest posiadanie danych z karty kierowcy i/lub zeskanowanych wykresówek oraz:
- dla wariantu 1 - delegacji;
- dla wariantu 2 - dodanych/zaimportowanych odcinków wjazdów i wyjazdów z terytorium innych krajów;
z całego miesiąca *plus* co najmniej pierwszy dzień następnego miesiąca (opis uzasadnienia znajduje się w temacie: "Dane z pierwszego dnia następnego miesiąca").

 

4.W oknie ustawień programu w zakładce: "Rozliczenia"-> "Minimalne wynagrodzenie - inne kraje"(menu: "Dane podstawowe -> Ustawienia") zawarte są opcje mające bezpośredni wpływ na wyliczenie wyrównania do minimalnej krajowej (więcej w temacie: "Minimalne wynagrodzenie - inne kraje").
Zwróć szczególną uwagę na opcję: W trakcie wyliczania ewidencji pobieraj odcinki i państw docelowe, ponieważ ona decyduje o formie wprowadzania tzw. odcinków zagranicznych (więcej w dalszej części tutoriala).
Zachęcamy do przejrzenia pozostałych opcji - zalecamy skorzystanie z domyślnych ustawień programu ().

kliknij aby powiększyć / zmniejszyć obraz

Rys. Okno ustawień programu.

Wariant I - Pobieranie odcinków bezpośrednio z delegacji

 

w oknie ustawień programu "Rozliczenia" -> "Minimalne wynagrodzenie - inne kraje" dla opcji: W trakcie wyliczenia ewidencji pobieraj odcinki i państwa docelowe wybierz: z delegacji.

Dla wybranych kierowców w rozliczanym okresie czasu (plus następna doba) wprowadź delegacje do programu (menu: "Rozliczenia -> [301] Delegacje) - zwróć uwagę na to, czy prawidłowo zaznaczyłeś wjazdy/wyjazdy na/z terytorium Państwo (zdarzenia: wyjazd z Polski, zmiana państwa, wjazd do Polski).

Każde zdarzenie/odcinek zagraniczny, który ma być pobrany do wyliczenia wyrównania musi mieć zaznaczoną opcję: Uwzględnij minimalną płacę (menu: "Rozliczenia -> [301] Delegacje", dodaj nową lub edytuj istniejącą delegację, przejdź do części okna zawierającej pozycje delegacji) lub zaznaczoną pozycję o tej samej nazwie w rozwijanym menu dla wybranego odcinka zagranicznego delegacji utworzonej na wykresie "[306] tygodniowym" lub "[307] miesięcznym" (menu: "Rozliczenia").

 

 

 

Wariant II - Pobieranie odcinków z rejestru wjazdów i wyjazdów z terytorium innych krajów

 

w oknie ustawień programu "Rozliczenia" -> "Minimalne wynagrodzenie - inne kraje" dla opcji: W trakcie wyliczenia ewidencji pobieraj odcinki i państwa docelowe wybierz: z rejestru wjazdów i wyjazdów z terytorium innych krajów. W dalszej kolejności musisz zdecydować wg jakiej opcji mają być wyznaczane ryczałty za nocleg:

noclegi wg państwa odcinka zagranicznego - niezależnie od wybranego (lub braku) państwa docelowego w czasie pobytu na terytorium innych krajów ryczałt za nocleg rozliczany jest wg państwa wybranego w kolumnie: Państwo odcinka zagranicznego;

noclegi wg państwa docelowego z rejestru - w czasie pobytu na terytorium innych krajów ryczałt za nocleg rozliczany jest wg państwa docelowego.

W oknie Wjazdy i wyjazdy z terytorium innych krajów (menu: "Rozliczenia") dodaj odcinki pobytu na terytorium wybranego kraju dla rozliczanego pracownika/pracowników. Odcinki można wprowadzić w następujący sposób:

bezpośrednio w programie — kliknij na ikonie: znajdującej się w pasku narzędziowym listy, a następnie wypełnij dane w rubrykach (rys. poniżej);

Odcinek, który ma zaznaczoną opcje:  Tak w kolumnie: Uwzględnij wyrównanie do minimalnej płacy będzie uwzględniony podczas wyliczenia wyrównania, w przeciwnym przypadku odcinek zostanie pominięty.

Odcinki wjazdów i wyjazdów rozpoznawane są na podstawie Państwa odcinka zagranicznego.

 

 

kliknij aby powiększyć / zmniejszyć obraz

Rys. Dodawanie odcinków pobytu w innych krajach.

 

zaimportować z pliku csv, xls lub xlsx - kliknij: , wskaż pliki, wybierz: ;

W oknie importu dostępne są przyciski, za pomocą których można pobrać wzorcowy lub przykładowy plik importu - więcej w temacie: "Wjazdy i wyjazdy z terytorium innych krajów")

Importu wielu plików jednocześnie dla różnych kierowców:
W oknie wyboru pliku przytrzymując klawisz zaznacz za pomocą lewego przycisku myszy wybrane pliki (- zaznacza wszystkie pliki).

 

zaimportować z pliku xml - kliknij: , wskaż plik, wybierz: ;

Opcja dla zaawansowanych użytkowników programu 4Trans.

Struktura importowanego pliku xml dostępna jest

 

zaimportować z delegacji - zanim klikniesz: przeczytaj poniższe uwagi - wybierz okres, zaznacz pracowników, kliknij: .

Metoda niezalecana - stosuj ją tylko w szczególnych przypadkach. Zamiast tej metody zalecamy korzystanie z opcji: W trakcie wyliczania ewidencji pobieraj odcinki i państwa docelowe -> z delegacji (opis w dalszej części tutoriala).

WAŻNE! Odcinki wprowadzone ręcznie lub pobrane z pliku (csv, xls, xlsx, xml) zawierające się w importowanym okresie zostaną usunięte/zaktualizowane na odcinki pobrane z delegacji.

 

 

 

 

Wariant pomniejszania wyrównania o diety i/lub ryczałty za nocleg

 

Zarówno dla Wariantu I jak i dla Wariantu II od kwoty wyrównania za pracę na terytorium Niemiec można odjąć koszt diet i/lub koszt ryczałtów za nocleg.

W tym celu niezależnie od wybranego wariantu pobierania odcinków w zależności od potrzeb zaznacz w oknie ustawień programu (menu: "Dane podstawowe -> Ustawienia", grupa: "Rozliczenia" -> "Minimalne wynagrodzenie - inne kraje") w zakładce: Niemcy następujące opcje:

 

 

5.Przechodzimy do wyliczenia godzin pracy na terytorium innych krajów uwzględniającego opcje pomniejszania wyrównania do minimalnej krajowej o diety i/lub ryczałty za nocleg w delegacji (menu: "Rozliczenia -> [201] Ewidencja czasu pracy"):

wybierz rok, miesiąc, kierowcę, a następnie kliknij .

kliknij aby powiększyć / zmniejszyć obraz

Rys. Ewidencja czasu pracy.

Odcinki czasu pracy pobierane z rejestru wjazdów i wyjazdów z terytorium innych krajów:
Za każdym razem gdy zmienisz (dodasz) wjazdy i wyjazdy z terytorium innych krajów wylicz ponownie ewidencję czasu pracy.

Odcinki czasu pracy pobierane z delegacji:
Każda zmiana lub wprowadzenie nowej delegacji wymaga ponownego wyliczenia ewidencji czasu pracy.

 

6.Na wydruku: "Przeliczenie miesięcznej karty pracownika" (okno ewidencji miesięcznej - przycisk: ) program automatycznie wyliczy i wyświetli wyrównanie za czas pracy na terytorium innych krajów.

Pomimo wykazania godzin pracy na terytorium innego kraju wyrównanie nie będzie wyświetlane w następujących sytuacjach:
- jeśli stawka zaszeregowania będzie większa lub równa "minimalnej krajowej" określonej w przepisach danego kraju;
i/lub
- jeśli kwota polskich diet/ryczałtów za nocleg z delegacji przekroczy lub będzie równa "minimalnej krajowej" (w zależności od opcji programu);
i/lub
- jeśli kwota zaliczki za czas pracy (menu: "Dane podstawowe -> [005] Pracownicy", zakładka "Stawki porównawcze i urlopy" okna dodawania/edycji umowy o pracę) będzie większa od stawki wyrównania do minimalnego wynagrodzenia.

 

kliknij aby powiększyć / zmniejszyć obraz

Rys. Przeliczenie miesięcznej karty pracy.

7.Szczegółowe rozliczenie wyrównania/pomniejszenia wynagrodzenia za czas pracy na terytorium innych krajów dostępne jest w raporcie: Rejestr czasu pracy na terytorium innych krajów (menu: "Raporty" -> "Rozliczenia"), który zawiera następujące dane:

zestawienie wjazdów i wyjazdów na/z terytorium "innego kraju";

zestawienie czasu pracy;

podsumowanie wyliczenia wyrównania za czas pracy na terytorium "innego kraju";

szczegółowe rozliczenie podróży służbowej (opcja w oknie wywołania raportu):

suma kwot pomniejszenia diet/ryczałtów w zależności od wybranych opcji w oknie ustawień programu;

Wyrównanie, należne i wypłacone wynagrodzenie za czas pracy na terytorium innych krajów:
wyliczane jest wg kursu miesięcznego ECB.

Diety i ryczałty za nocleg dla opcji pobierania odcinków i państw docelowych z delegacji:
wyliczane są wg kursu NBP na podstawie daty rozliczenia poszczególnych delegacji.

Diety i ryczałty za nocleg dla opcji pobierania odcinków i państw docelowych z rejestru wjazdów i wyjazdów z terytorium innych krajów:
wyliczane są wg kursu miesięcznego ECB.

Kursy walut są automatycznie pobierane przez program (menu "Dane podstawowe -> [009] Kursy walut").

 

kliknij aby powiększyć / zmniejszyć obraz

Rys. Rejestr czasu pracy na terytorium innych krajów.

8.Pozostałe raporty:

"[257] Zestawienie rozliczeń na terytorium innych krajów" - zestawienie końcowych wyników rozliczenia wyrównania za czas pracy na terytorium "innego kraju".

"[256] Zestawienie czasu pracy na terytorium Niemiec (umowy o pracę)" - zestawienie wyników wyliczenia należnego wynagrodzenia minimalnego, wypłaconego wynagrodzenia, zaliczki, świadczeń z tytułu podróży służbowych oraz wyrównania za czas pracy na terytorium "innego kraju". Raport wyświetla wyniki tylko dla okresów umowy o pracę zawartych w okresie generowania raportu;